De lokale en provinciale besturen zijn essentiële diensten, waarvan de werking verzekerd moet worden. De vergaderingen van lokale en provinciale bestuursorganen moeten kunnen blijven doorgaan. De vergaderingen kunnen nog steeds fysiek plaatsvinden en de bevolking kan de fysieke vergadering bijwonen als de regels van social distancing worden nageleefd.
De fysieke vergadering moet toegankelijk zijn voor pers en publiek. De openbaarheid van de vergaderingen moet het publiek in staat stellen om kennis te krijgen van de noodzakelijke informatie. Het komt aan de lokale besturen toe om de openbaarheid te garanderen.
Teneinde de algemene gezondheid van zowel deelnemers als pers en publiek te kunnen garanderen worden een aantal zaken vastgelegd:
- organisatie van de raden in een voldoende grote ruimte waar de social distancing kan gegarandeerd worden
- ophouden mondmasker tijdens de volledige duur van de zitting (raadsleden, pers en publiek)
Gezien de vergadering plaatsvindt in een ruim en voldoende geventileerd lokaal waarbij de sociale afstandsregels gegarandeerd zijn voor alle aanwezigen, kan het toegelaten worden om als raadslid het mondmasker af te zetten als hij of zij het woord neemt. Na de tussenkomst wordt het mondmasker terug opgezet. Het lokaal bestuur blijft verantwoordelijk voor het veilig verloop van de vergadering.
- voorzien handgel op de tafels
- inzetten van een CO2-meter (schorsing raad indien de meter in het rood gaat)
- voldoende verlichting, verluchting en verwarming .
- sanitair dichtbij met mogelijkheid handen wassen
- volgen van een circulatieplan
Er wordt geen livestream voorzien gezien de zaal voldoende groot is.
Voor wat de raadsleden betreft: het hygiëneprotocol moet gevolgd worden als volgt:
als de raad eindigt of geschorst wordt, wordt voldoende discipline aan de dag gelegd om niet allemaal terzelfdertijd de zaal te verlaten.
In het belang van de veiligheid en gezondheid van de aanwezigen heeft de burgemeester beslist om de duur van de vergadering tot het minimaal noodzakelijke te beperken.
Volgende zaken worden bijgevolg opgenomen in de afsprakennota:
De voorzitter zal tussenkomen indien de raadsleden zich hieraan niet houden maar er wordt van uitgegaan dat de raadsleden - zich bewust zijnde van de ernst van de situatie - voldoende verantwoordelijkheidszin aan de dag zullen leggen om hogervermelde richtlijnen grondig op te volgen.
De OCMW-raad dient zijn akkoord met deze werkwijze te geven.
Decreet Lokaal Bestuur
MB van 28 oktober 2020
MB van 1 november 2020
verslag Overlegcomité 24 maart 2021
MB 27 april 2021
KB 28 oktober 2021. - Koninklijk besluit houdende de afkondiging van de epidemische noodsituatie betreffende de coronavirus COVID-19 pandemie
KB 19 NOVEMBER 2021. — Koninklijk besluit houdende wijziging van het koninklijk besluit van 28 oktober 2021 houdende de nodige maatregelen van bestuurlijke politie teneinde de gevolgen voor de volksgezondheid van de afgekondigde epidemische noodsituatie betreffende de coronavirus COVID-19-pandemie te voorkomen of te beperken
Gemeenteraadsbesluit van 11 juni 2019 houdende goedkeuring huishoudelijk reglement gemeenteraad
Gemeenteraadsbesluit van 12 november 2019 houdende aanpassing huishoudelijk reglement gemeenteraad
Art.1: Deze afsprakennota die bepaalde afwijkende bepalingen t.a.v. het goedgekeurde huishoudelijk reglement bevat, wordt goedgekeurd.
AFSPRAKENNOTA ORGANISATIE GEMEENTE- & OCMW-RAAD - RAADSCOMMISSIES
FYSIEKE BIJEENKOMST
OPENBARE VERGADERING
1. Algemene info en richtlijnen
1.1. Duur en reikwijdte
Tijdens de verdere duur federale fase van het crisisbeheer (i.k.v. coronacrisis) zijn de zittingen van de gemeente- en OCMW-raad of van de raadscommissies openbaar.
1.2. Voorbereiding van de zitting
De toelichtingsnota evenals de ontwerpbesluiten worden ter beschikking gesteld van de raadsleden, en dit via e-mail acht dagen vóór de zitting. Uiteraard kan elk dossier - digitaal en met alle bijlagen - volledig teruggevonden worden op e-notulen. De papieren toelichtingsnota/ontwerpnotulen worden niet meer aan huis bezorgd.
De papieren dossiers liggen ook vanaf de dag na de oproeping ter inzage en kunnen mits voorafgaandelijke afspraak geraadpleegd worden. Een papieren kopie van de toelichtingsnota/ontwerpbesluiten kan telefonisch gereserveerd worden en op afspraak afgehaald aan het onthaal hoofdgemeentehuis.
Wie technische vragen heeft over een bepaald dossier, kan deze tijdens de periode waarin de dossiers ter inzage zijn, uiteraard steeds per e-mail stellen aan de algemeen directeur die hierop zo snel mogelijk een antwoord zal verschaffen, eveneens per e-mail.
De toelichtingsnota wordt ook op de website gepubliceerd, samen met de agenda 8 dagen vóór de zitting.
2. Verloop van de zitting
Locatie: een zaal uit de gemeentelijke infrastructuur voor de gemeente- en OCMW-raden die aan de hiernavermelde voorwaarden voldoet.
Teneinde de algemene gezondheid van zowel deelnemers als pers en publiek te kunnen garanderen worden een aantal voorwaarden vastgelegd:
- organisatie van de raden in een voldoende grote ruimte waar de social distancing kan gegarandeerd worden
- ophouden mondmasker tijdens de volledige duur van de zitting (raadsleden, pers en publiek)
Gezien de vergadering plaatsvindt in een voldoende ruim en geventileerd lokaal waar de sociale afstandsregels gegarandeerd zijn voor alle aanwezigen, is het toegelaten worden om als raadslid het mondmasker af te zetten als hij of zij het woord neemt. Na de tussenkomst wordt het mondmasker terug opgezet. Het lokaal bestuur blijft verantwoordelijk voor het veilig verloop van de vergadering.
- voorzien handgel op de tafels
- inzetten van een CO2-meter (schorsing raad indien de meter in het rood gaat)
- voldoende verlichting, verluchting en verwarming .
- sanitair dichtbij met mogelijkheid handen wassen
- volgen van een circulatieplan
De vergadering gaat door in openbare zitting.
Het verloop is zoals voorzien in het huishoudelijk reglement. Er zal geluidsversterking voorzien worden. Er is wifi aanwezig in de zaal zodat de raadsleden op e-notulen kunnen om de raad digitaal te volgen.
Voor wat de raadsleden betreft: het hygiëneprotocol moet gevolgd worden als volgt:
In het belang van de veiligheid en gezondheid van de aanwezigen heeft de burgemeester beslist om de duur van de vergadering tot het minimaal noodzakelijke te beperken.
Volgende zaken worden bijgevolg opgenomen in de afsprakennota:
De voorzitter zal tussenkomen indien de raadsleden zich hieraan niet houden maar er wordt van uitgegaan dat de raadsleden - zich bewust zijnde van de ernst van de situatie - voldoende verantwoordelijkheidszin aan de dag zullen leggen om hogervermelde richtlijnen grondig op te volgen.
Er wordt voorzien in een audio-opname zodat deze achteraf en zoals voorzien in het huishoudelijk reglement kan beluisterd worden door de bevolking via de website.
- notulenverslag: De notulen van de vergaderingen van de raad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat is gegeven aan de punten waarover de raad geen beslissing heeft genomen. Ze maken melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij geheime stemming, vermelden de notulen hoe elk lid gestemd heeft. Van die laatste verplichting kan worden afgeweken voor beslissingen die genomen zijn met unanimiteit. Ook de amendementen en de stemmingen hierover worden in het notulenverslag opgenomen.
--> dus zoals opgenomen in het goedgekeurde huishoudelijk reglement, d.i. geen wijziging.
- zittingsverslag: De zittingsverslagen van de vergaderingen van de raad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden.
De regel is dus dat de audio-opname het zittingsverslag vormt. Het is belangrijk dat elk raadslid uitdrukkelijk het woord vraagt en krijgt van de voorzitter (dit voor de opname).
Mocht achteraf blijken dat de audio-opname niet voorhanden blijkt te zijn of ontoereikend is (wegens technische redenen en omwille van het feit dat de wissel van zaal praktische problemen geeft), dan zal het zittingsverslag een geschreven verslag zijn dat een beknopte weergave van de tussenkomsten van de raadsleden bevat. Dit verslag wordt dan op de website van Anzegem geplaatst ipv het audioverslag. Dit is dus geen woordelijke weergave van de tussenkomsten van de raadsleden, maar een beknopte samenvatting.
Art.2: Deze beslissing wordt ter beschikking gehouden van het administratief toezicht, conform de regels zoals vervat in het decreet lokaal bestuur.