Terug
Gepubliceerd op 22/06/2023

Besluit  Gemeenteraad

di 13/06/2023 - 19:00

Verhuur refter gemeenteschool Wijsternest: goedkeuring aanpassing verhuurreglement van 8 februari 2022.

Aanwezig: Koen Tack, Voorzitter
Gino Devogelaere, Burgemeester
Louis Degroote, Yannick Ducatteeuw, Pauline Van Marcke, Christophe Vandererven, Davy Demets, Schepenen
Prudent Lanneau, Willy Demeulemeester, Eddy Recour, Jeremie Vaneeckhout, Stephan Titeca, Johan Delrue, Amandine Eeckhaut, Anja Desmet, Petra Devos, Rino Himpe, Davy Dewaele, Sofie Demurie, Nicolas Duquesnoy, Debbie Vandenberghe, Jolanta Steverlynck-Kokoszko, Kris De Meulemeester, Raadsleden
Sonja Nuyttens, Algemeen directeur
Feitelijke en juridische overwegingen

De raad keurde op 8 februari 2022 het reglement voor  verhuur refter gemeenteschool aan de Pastoor Verrieststraat goed. Bedoeling was de refter nog wel te verhuren maar in beperkte mate en voor beperkt publiek, wat beter te combineren is met de schoolwerking en bko. Inmiddels is gebleken dat het buurtcomité Pastoor Verrieststraat , nav de inwerkingtreding van het nieuwe reglement, buiten de mazen van het net was gevallen hoewel zij in het verleden wel steeds van deze accomodatie gebruik konden maken voor de organisatie van hun buurtfeest. 

Op aangeven van de directie wil men hiervoor een uitzondering toestaan, nl. voortaan zullen zij 2x/jaar tijdens het weekend in de refter terecht kunnen, maar dan enkel tijdens de schoolvakanties en dit tegen het normale tarief dat zij anders voor eenzelfde activiteit in de week zouden betalen. 

Op basis van dit voorstel  dient het gebruiksreglement in die zin aangepast; Het huurprijzenreglement kan integraal behouden blijven, gezien het voor deze uitzonderlijke reservatie naar analogie zal worden toegepast.

Regelgeving

Decreet lokaal bestuur 

Vorige beslissingen

Raadsbeslissing van 8 februari 2022 inzake definitieve goedkeuring reglement verhuur refter gemeenteschool - vestiging Pastoor Verrieststraat 12

Publieke stemming
Aanwezig: Koen Tack, Gino Devogelaere, Louis Degroote, Yannick Ducatteeuw, Pauline Van Marcke, Christophe Vandererven, Davy Demets, Prudent Lanneau, Willy Demeulemeester, Eddy Recour, Jeremie Vaneeckhout, Stephan Titeca, Johan Delrue, Amandine Eeckhaut, Anja Desmet, Petra Devos, Rino Himpe, Davy Dewaele, Sofie Demurie, Nicolas Duquesnoy, Debbie Vandenberghe, Jolanta Steverlynck-Kokoszko, Kris De Meulemeester, Sonja Nuyttens
Voorstanders: Koen Tack, Gino Devogelaere, Louis Degroote, Yannick Ducatteeuw, Pauline Van Marcke, Christophe Vandererven, Davy Demets, Prudent Lanneau, Willy Demeulemeester, Eddy Recour, Jeremie Vaneeckhout, Stephan Titeca, Johan Delrue, Amandine Eeckhaut, Anja Desmet, Petra Devos, Rino Himpe, Davy Dewaele, Sofie Demurie, Nicolas Duquesnoy, Debbie Vandenberghe, Jolanta Steverlynck-Kokoszko, Kris De Meulemeester
Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.
Besluit

Art. 1: de aanpassing van het reglement voor het verhuur van de refter gemeenteschool - vestiging Pastoor Verrieststraat 12, met onmiddelijke ingang  als volgt goed te keuren:

Gebruikersreglement refter gemeentelijke school
P. verrieststraat 12 - Ingooigem

ALGEMEEN

Dit reglement is van toepassing voor het gebruik van de refter (met toiletten en speelplaats) van de gemeentelijke school gelegen in de Pastoor Verrieststraat 12, 8570 Ingooigem.

gebruikers

Het gebruik van de refter kan enkel toegestaan worden aan eigen diensten, Anzegemse verenigingen, Anzegemse organisaties en aan de Anzegemse organisatoren van vakantiekampen (ongeacht hun hoedanigheid als aanvrager).

Anzegemse vereniging:
-
 Een vereniging uit Anzegem die aangesloten is bij een Anzegemse adviesraad (jeugd, cultuur, sport, gezins- en welzijn, senioren, milieu) of die van een subsidiëring geniet.
-
Een Anzegemse onderwijsinstelling.

Anzegemse organisatie:
-
 Een niet-erkende Anzegemse vereniging met een bestuur waarvan minstens 2/3 in Anzegem woont en die reeds werd gescreend voor het gebruik van de reguliere culturele infrastructuur. Daartoe behoren straatcomités, spelletjesclubs, lokale  supportersclub van een plaatselijke sporter, een  politieke partij, ACW (lokale afdelingen), CM (lokale afdelingen)

 

Anzegemse organisatoren van vakantiekampen: dwz. de organisator is in Anzegem gedomicilieerd of de organisatie heeft er haar maatschappelijke zetel.

Niet-Anzegemse verenigingen of niet-Anzegemse organisaties en particulieren (met uitzondering voor Anzegemse organisatoren van vakantiekampen) kunnen de refter niet huren.

huur van een zaal

Alle gebruikers zoals bepaald in dit reglement, vragen het gebruik van de zaal aan via https://www.anzegem.be/formulieren/reservatieformulier-voor-refter-gemeenteschool-ingooigem.

De huurtijd wordt gereserveerd en aangerekend per uur. Er kan niet op zaterdag en zondag gereserveerd worden met uitzondering op zondagnamiddag voor Chiro Wyvegem (wekelijkse werking) en het buurtcomité van de Pastoor Verrieststraat voor de organisatie van hun buurtfeest in het weekend, max. 2x/jaar, enkel tijdens de schoolvakanties . De organisatoren van vakantiekampen reserveren per weekdag.

De activiteiten in de refter mogen aangevraagd worden :

- 24 maanden vooraf voor Anzegemse verenigingen, Anzegemse organisaties en Anzegemse organisatoren van vakantiekampen

- Onbeperkt in tijd vooraf voor eigen diensten

Het huren van de refter geeft naast het gebruik van de refter zelf ook recht op verlichting en verwarming, gebruik van de faciliteiten van de zaal en het gebruik van de toiletten en de speelplaats. Het materiaal dat mag gebruikt worden, bevindt zich in de kasten in de bergruimte. Sportinfrastructuur mag enkel gebruikt worden bij de organisatie van vakantiekampen.

Alle gebruikers ontvangen een bevestiging van hun reservatie, uiterlijk binnen een termijn van 5 werkdagen na de aanvraag. Deze bevestiging is een verbintenis waardoor de annuleringsperiode kan gelden.

Door het plaatsen van een reservatie, verklaart de gebruiker zich akkoord met alle bepalingen uit dit reglement en waarborgt hij/zij ook de correcte naleving ervan.

Onduidelijke of onvolledige aanvragen zullen niet weerhouden worden. De gebruiker wordt hiervan in kennis gesteld.

Elke reservatie dient uiterlijk 10 werkdagen op voorhand te gebeuren. Bij iedere laattijdige reservatie wordt er een meerkost aangerekend van 50%.

De school behoudt zich het recht voor om, met het oog op een evenwichtige bezetting van de zaal, bepaalde reservaties in overleg aan te passen.

optie nemen

Een optie nemen is niet mogelijk.  

Annulatie

Een annulatie kan gebeuren door te mailen naar veerle.veys@scholeningooigem.be.

Dit wil zeggen:
- minstens 10 dagen voor een  bestuursvergadering, ledenvergadering,  repetitie of repetitie toneel
- minstens 3 maanden voor een  activiteit voor een ruim publiek of een vakantiekamp

Indien de reservatie wordt geannuleerd maar men laat na dit binnen de vastgelegde termijn de doen, betaalt de gebruiker een verbrekingsvergoeding (50% van de voorziene huurprijs).

Indien de gebruiker niet annuleert en de activiteit vindt niet plaats, dan betaalt de gebruiker de volledige voorziene huurprijs.

Indien de activiteit door overmacht niet kan plaats vinden, zal de zaalverantwoordelijke de annuleringskosten niet aanrekenen.

Indien er discussie is over de kwalificatie ‘overmacht’, zal dit beslecht worden door het College van Burgemeester en Schepenen na advies van de directie van de school.

gebruiksduur

De gebruiksduur omvat het klaarzetten voor de activiteit, de eigenlijke activiteit en het opruimen na de activiteit. Onmiddellijk na de activiteit, moeten alle voorwerpen, die niet behoren tot het patrimonium van de ruimte, verwijderd worden en moet de zaal gepoetst worden. Elke uitstel dienaangaande wordt belast met een extra huursom.

Het gebruik van een ruimte als tijdelijke stapelplaats ter voorbereiding van een activiteit kan enkel na voorafgaande afspraak met de verantwoordelijke en op voorwaarde dat de andere geplande activiteiten in de accommodatie het toelaten. Elk misbruik dienaangaande wordt belast met een extra huursom.

De gebruiker mag de infrastructuur slechts gebruiken tijdens de uren die werden gereserveerd. Elke aanwezigheid buiten de gereserveerde gebruiksduur is verboden. Indien er toch inbreuken hierop worden vastgesteld wordt  de huurprijs  per extra uur aanwezigheid aangerekend.

facturatie

Na de activiteit ontvangt de gebruiker een factuur, betaalbaar op 30 dagen.

 

De huurtarieven voor het gebruik van de refter zijn vastgesteld in het tariefreglement.

Voor volgende activiteiten hoeft geen huurgeld betaald te worden:

  • Activiteiten uitsluitend ingericht door de gemeentelijke adviesraden
  • Activiteiten ingericht door het Rode Kruis
  • Activiteiten ingericht door de gemeentelijke diensten zelf
  • Activiteiten ingericht door OCMW Anzegem
  • Vormsel - eerste communie:
    • Activiteiten ingericht voor de organisatie van de eerste communie / vormsel
    • Voorbereidende catechese
    • Activiteiten waar er enkel vormelingen of communicanten op aanwezig zijn.
    • Infoavond rond het vormsel of eerste communie voor ouders
    • collectieve afsluitende receptie na de eerste communie/vormsel/lentefeest
    • Verenigingen die een jubileum vieren van 25-50-75-100-125-… jaar voor hun hoofdactiviteit.
    • Activiteiten uitsluitend ingericht door de onderwijsinstellingen van Anzegem en die doorgaan tijdens de normale schooluren.
    • Organisatie van het feest van de Vlaamse Gemeenschap door het plaatselijk 11 juli comité
    • Bestuursvergaderingen van lokale politieke partijen met een maximum van 1 gratis bestuursvergadering /maand
    • Op zondagnamiddag wanneer Chiro Wyvegem de refter gebruikt voor hun reguliere werking. (dus niet voor bedankingen, kasacties, eetfestijn,…)

schade

 

- Er wordt van uitgegaan dat het lokaal en het ter beschikking gestelde materiaal in goede staat

verkeert bij aanvang van de activiteit. In geval van schade of verlies van huishoudelijk materiaal

en/of beschadiging aan de infrastructuur dient de gebruiker de directie op de hoogte te brengen.

 

- Buitengewone schoonmaak en/of herstel van beschadigingen en/of diefstal en extra onkosten

wegens nalatigheid inzake het naleven van het reglement worden aan de huurder aangerekend tegen reële kostprijs.

 

voorschriften en reglementen


Elke huurder verbindt er zich toe te zullen voldoen aan de geldende politiereglementen en wettelijke veiligheidsvoorschriften evenals aan de voorschriften inzake billijke vergoeding, Sabam en accijnzen.

 

geluidsnormen


Elke huurder is ertoe gehouden het geluidsniveau zodanig te beperken dat de wettelijk geldende geluidsnormen worden gerespecteerd. De organisator stelt zich, door het aangaan van deze verbintenis, hiervoor zowel burgerlijk als strafrechtelijk aansprakelijk.

Bij overtreding van de geluidsnormen, vastgelegd in een proces-verbaal, zal – ongeacht verdere juridische stappen –  de organiserende vereniging het gebruik van de zaal ontzegd worden voor gelijkaardige activiteiten gedurende een termijn van drie jaar.
In elk geval moet de nachtrust van de omliggende bewoners gerespecteerd worden. Klachten inzake nachtlawaai dienen vermeden te worden. In voorkomend geval moeten de richtlijnen van de politiediensten strikt worden opgevolgd, zij kunnen ter plaatse wijzigingen aanbrengen en desnoods de activiteit stop zetten.

verantwoordelijkheid


De gebruiker is burgerlijk verantwoordelijk voor ongevallen en schade ten gevolge van het gebruik

van de zaal en bijhorend materiaal en dit zowel tegenover derden als tegenover de gemeente.

De gemeentelijke brandpolis voorziet in een afstand van verhaal tvv de huurders/gebruikers ( commerciële sector uitgesloten). Eigen inhoud van de huurder is hier niet inbegrepen.


De huurder mag geen groter aantal personen toelaten dan om veiligheidsredenen is toegestaan.

 

Capaciteit: 160 personen waarvan 50 personen een zitplaats hebben.


De huurder zal erover waken dat het rookverbod nageleefd wordt, overal waar het van kracht is.

De huurder staat in voor het gaaf houden van de gehuurde zaal/ruimte en uitrusting en is ten

aanzien van de gemeente verantwoordelijk voor schade eraan toegebracht door de deelnemers aan de activiteit.

 

Het is verboden de deuren van de nooduitgangen te sluiten. Deze moeten ten allen tijde open en gevrijwaard blijven.

Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor schade en diefstal van achtergelaten materiaal.

 

activiteiten

Volgende activiteiten mogen plaatsvinden in de refter:

-          Bestuursvergadering

-          Ledenvergadering

-          Activiteit inherent aan de werking (bv.: lezing)

-          Repetitie toneel, fanfare,…

-          Vakantiekampen: waarbij het doel pedagogisch of kindgericht is en bijdraagt aan de ontwikkeling van het kind, met een diversiteit qua aanbod (soort kamp, leeftijd,…)

(Er wordt een uitzondering toegestaan wanneer er maar één reservatieaanvraag binnengekomen is: dan mag de organisator van vakantiekampen van het voorafgaande jaar toch de refter huren.)

 

 

 

Volgende activiteiten mogen niet plaatsvinden in de refter:

-          Activiteit niet-inherent aan de werking (bv.: eetfestijn)

-          Activiteiten of feesten van een privé-persoon

-          Activiteiten ingericht door een private organisatie

-          Activiteiten ingericht door een bedrijf

-          Activiteiten met een commercieel karakter

-          Activiteiten met een privaat karakter
vb. een jeugdvereniging die een receptie geeft voor hun afgestudeerde leidingleden en hun familie

-          Activiteiten ingericht op 31 december en 1 januari

-          Activiteiten ingericht op 24 december en 25 december

-          Activiteiten ingericht op zaterdag en zondag (met uitzondering van Chiro Wyvegem op zondag en het buurtcomité van de Pastoor Verrieststraat voor de organisatie van hun buurtfeest in het weekend, max. 2x/jaar , enkel tijdens de schoolvakanties)

-          Activiteiten in strijd met de wetgeving (wet op openbare zedenschennis, racisme)

-          Fuiven

 

Gebruik van de infrastructuur voor andere doeleinden dan waarvoor aangegeven, leidt afhankelijk van de aard van de overtreding, ofwel tot het verbreken van  de verbintenis  ofwel tot het aanpassen van de huurprijs.

Indien de zaalverantwoordelijke achteraf vaststelt dat de zaal/ruimte toch gebruikt werd voor

vermelde doeleinden zal er van de huurder een vergoeding worden geëist van 250 euro en zal elk

verder gebruik in de toekomst ontzegd worden.

 

Onderverhuring is nooit toegelaten en kan aanleiding geven tot vernietiging van de verbintenis.

gebruik van de materialen

De refter is uitgerust met tafels en stoelen. De tafels en stoelen moeten na de activiteit terug geplaatst worden volgens de aanwijzingen van de directie. Het huishoudmateriaal dat mag gebruikt worden, bevindt zich in de kasten in de bergruimte. Sportinfrastructuur mag enkel gebruikt worden bij de organisatie van vakantiekampen.

Opkuis

Vuilniszakken, lege verpakkingen, glasafval… moeten onmiddellijk worden verwijderd na afloop van de activiteit. Alle gebruikers dienen zelf zakken te voorzien. Er mag niets achtergelaten worden, noch binnen, noch buiten. De ruimtes en sanitair moeten na afloop van iedere activiteit gepoetst worden. (met water en product) Er is hiervoor poetsgerief aanwezig.
Borden, bestek en glazen worden door de huurder afgewassen, afgedroogd en op hun juiste plaats teruggezet. Handdoeken en afruimdoeken zijn door de gebruiker zelf mee te brengen. Stoelen en tafels worden teruggeplaatst in de refter zoals op het plan aangegeven.

toegang

De gebruiker neemt steeds  ruim vooraf contact op met de directie van de school voor afspraken omtrent de sleutelafhaling.

consequenties – akkoord gebruiksovereenkomst

Het  aangaan van een huurverbintenis  houdt het aanvaarden van het huishoudelijk en het huurprijzenreglement in.

  • Wat bij niet betalen factuur?

Indien de betalingstermijn overschreden wordt van de laatst opgemaakte factuur, wordt er een uittreksel, met alle openstaande bedragen naar de huurder opgestuurd. Indien hier weer geen gevolg wordt aan gegeven, volgt een laatste aanmaning per aangetekende post. Bij niet betaling, tegen de vermelde datum op de laatste aanmaning, is het schepencollege bevoegd het verder huren van het lokaal te ontzeggen totdat alle voorafgaande facturen voldaan worden.

  • Wat bij geschillen?

Geschillen of betwistingen over het aangerekende bedrag dienen binnen de 30 dagen na factuurdatum aan het schepencollege schriftelijk gemeld te worden. Er wordt eerst advies ingewonnen bij de directie van de school. Daarna kan het Schepencollege hierin een beslissing nemen. Indien het schepencollege niet wenst in te gaan op het ingediende bezwaar, gelden dezelfde voorwaarden die bij het niet betalen van een factuur van kracht zijn.

 Art. 2: het huurprijzenreglement refter gemeenteschool integraal te behouden en voor de toegestane weekenduitzondering aan het buurtcomité P. Verrieststraat naar analogie toe te passen als voor eenzelfde activiteit in de week

Huurprijzen refter gemeenteschool ingooigem

tarieven - categorieen

Voor de berekening van de huurprijzen worden de gebruikers ingedeeld in 3 categorieën:

Anzegemse vereniging:
-  Een vereniging uit Anzegem die aangesloten is bij een Anzegemse adviesraad (jeugd, cultuur, sport, gezins- en welzijn, senioren, milieu) of die van een subsidiëring geniet.
- Een Anzegemse onderwijsinstelling.

Anzegemse organisatie:
-  Een niet-erkende Anzegemse vereniging met een bestuur waarvan minstens 2/3 in Anzegem woont en die reeds werd gescreend voor het gebruik van de reguliere culturele infrastructuur. Daartoe behoren straatcomités, spelletjesclubs, lokale  supportersclub van een plaatselijke sporter, een  politieke partij, ACW (lokale afdelingen), CM (lokale afdelingen)

Anzegemse organisatoren van vakantiekampen dwz. de organisator is in Anzegem gedomicilieerd of de organisatie heeft er haar maatschappelijke zetel.

Eigen diensten huren steeds gratis.

tarieven – soorten activiteiten

Voor de berekening van de huurprijzen worden de activiteiten onderverdeeld:

Bestuursvergadering

Bestuurssamenkomst met als bedoeling de werking of een bepaalde activiteit voor te bereiden of te evalueren.

Ledenvergadering

Activiteit passend in de werking van de vereniging en die enkel toegankelijk is voor de eigen leden.
Voorbeelden: een voldoeningsavond van een amateur-gezelschap na een theaterseizoen, een kookles van een vereniging.

Activiteit inherent aan de werking

Activiteit met of zonder drankverkoop, waarbij al dan niet inkomgeld wordt gevraagd, maar waarbij het inhoudelijke aspect primeert of die volledig kadert in de kerndoelstellingen van de vereniging.
Voorbeelden: tentoonstelling, boekenbeurs, kunsten met inbegrip van toneel en film, muziekopvoeringen van koren,…, cabaret en kleinkunst, een kaartnamiddag van een seniorenvereniging, een hobbynamiddag van ziekenzorg, een wandeling van een wandelclub.

Repetitie/repetitie toneel

Samenkomsten met als bedoeling een podiumactiviteit voor te bereiden

Vakantiekampen

Kampen waarbij het doel pedagogisch of kindgericht is en bijdraagt aan de algemene ontwikkeling van het kind met een diversiteit qua aanbod. (leeftijd, soort kamp,…)

(Er wordt een uitzondering toegestaan wanneer er maar één reservatieaanvraag binnengekomen is: dan mag de organisator van vakantiekampen van het voorafgaande jaar toch de refter huren.)

 

 

verbrekingsvergoeding

De verbrekingsvergoeding bedraagt 50% van de voorziene huurprijs.

huurprijzen

De huurder betaalt de huurprijs die in voege is op het moment van ingebruikname van de infrastructuur. De huurprijs wordt per uur berekend behalve indien uitdrukkelijk anders vermeld.

De prijs die vermeld wordt is de prijs per begonnen uur en is niet deelbaar. Er kan gehuurd worden voor minimum 1 uur, bijkomend per 60 minuten.
Een gebruiksperiode start steeds op het uur of op het halfuur.
Tussen 22u – 8u wordt er geen huurprijs aangerekend.

Huurprijzen refter gemeenteschool

 

Refter

activiteiten

Categorie

 

Anzegemse verenigingen
(prijs per uur)

Anzegemse organisaties

(prijs per uur)

Anzegemse organisatoren vakantiekampen (prijs per dag)

bestuursvergadering

€ 1,50

€ 2,25

 

ledenvergadering

€ 1,50

€ 2,25

 

Repetitie

€ 1,50

€ 2,25

 

Repetitie toneel

€ 1,50

€ 2,25

 

Activiteit inherent aan de werking

€ 1,50

€ 2,25

 

Vakantiekamp

 

 

€ 40