Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Art1: de  wijzigingen aan het het huishoudelijk reglement van de Buitenschoolse Kinderopvang goed te keuren, zoals in bijlage 3 voorgesteld.
Volgende wijzigingen gaan in vanaf datum goedkeuring door de gemeenteraad:

ALGEMEEN: 
- op verschillende pagina's: naam inschrijfprogramma werd veranderd van I-School naar I-Active
- p5: melding opvanglocaties met kwaliteitslabel i.p.v. erkende opvanglocaties
- p5: vermelding Opgroeien i.p.v. K&G 
- p6: annulatie openingsmoment op dinsdag
- p7: centralisatie opvang op woensdagmiddag en vakantiedagen

INSCHRIJVEN EN OPVANG RESERVEREN: 
- p8: schrappen zin omtrent opzetten wervingscampagnes
- p8: toevoegen afspraak maken bij registreren kind in de opvang
- p9: schrappen punt 'Voor kinderen met een specifieke zorgbehoefte zijn volgende documenten nodig'. Deze regel is niet meer van toepassing. 
- p11: schrappen tijdstip wanneer ouders verwittigd worden bij toepassen capaciteitsbeperking bij opvangmomenten waarbij in principe geen capaciteitsbeperking wordt toegepast. 
- p 12: toevoegen waar de ouders in de opvanglocaties de dagplanning van hun kind kunnen doorgeven
- p13: toevoegen wanneer aantal jokers raadpleegbaar zijn: na opmaak van de factuur

HOEVEEL KOST DE OPVANG: 
- p19: 'extra kosten' wordt vervangen door 'toeslagen'
- p 20: Op vraag van de financiële dienst werd de termijn waarop de factuur dient betaald te worden verlengd van 15 kalenderdagen naar 30 kalenderdagen. 
Daardoor werd ook de uiterlijke datum van betwisten factuur ook aangepast: van 28ste van de maand naar 5e dag van de maand die volgt op ontvangst factuur. 
Moment waarop een herinnering wordt gestuurd wordt geschrapt. 
- p21: leeftijd kind waarop een belastingvermindering voor uitgaven kinderopvang werd aangepast naar jonger dan 14 jaar confer wetgeving

PEDAGOGISCH BELEID: 
- p25: aanvulling wanneer kinderen laattijdig worden opgehaald
- p26: aanvulling wanneer kinderen in- en uitgeschreven worden: bijlage 4: collegebesluit aanpassing in HHR i.v.m.. in- en uitschrijven kinderen die deelnemen aan studie en andere buitenschoolse activiteiten  dd. 23 november 2022
- p26: aanvulling uitzonderlijke omstandigheden wanneer het kind veiliger is in de opvang
- p27: aanvulling wanneer tussendoortjes gegeten worden, wat liever niet als snack gegeten wordt en vermelding dat kinderen hun dorst met water uit kraan kunnen lessen
- p32: aanvulling allergenenbeleid

PRIVACY VERKLARING: 
- p33: toevoeging delen foto's en nemen foto's en filmen in opvanglocaties

BIJLAGE 1 bij huishoudelijk reglement : kinderclubs met kwaliteitslabel en gemelde kinderclubs
- p35: melding opvanglocaties met kwaliteitslabel i.p.v. erkende opvanglocaties
- aanvulling openingsuren en verplaatsingen met Bonanzabus enkel voor kinderen opvang

Art2:  het algemeen gemeentelijk retributiereglement te wijzigen, zoals in bijlage 3  voorgesteld:    
Volgende wijzigingen gaan in vanaf 12 februari 2023 na goedkeuring door de gemeenteraad:

BIJLAGE 2 bij huishoudelijk reglement BKO: Tarieven en sanctionerende toeslagen vanaf 12 februari 2023 (p41)

Voor- en naschoolse opvang	TARIEF per begonnen (aanwezigheidsduur van een) half uur	€ 1,25
Schoolvrije dagen en vakanties	FORFAIT 1 voor een opvang van minder dan 3 uren aanwezigheid	€  4,35
	FORFAIT 2 voor een opvang tussen 3 en 6 uren aanwezigheid	€ 7,25
	FORFAIT 3 voor een opvang van meer dan 6 uren aanwezigheid	€  14,05
Woensdagnamiddag en voor- en naopvang activiteiten tijdens de vakanties	De meest gunstige berekening voor de ouders wordt gehanteerd, d.w.z. TARIEF per begonnen half uur of berekening volgens de FORFAITBEDRAGEN van de schoolvrije dagen en vakanties	Zie hierboven

Art 3:   de Privacyverklaring Buitenschoolse Kinderopvang  waaraan gerefereerd wordt in het huishoudelijk reglement (p 33) goed te keuren zoals hieronder voorgesteld:

Privacyverklaring Buitenschoolse Kinderopvang Anzegem

BKO Anzegem heeft verschillende persoonsgegevens van het kind en het gezin nodig voor het organiseren van buitenschoolse opvangactiviteiten.

BKO Anzegem gaat  bij de verwerking van deze persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze om en respecteert hierbij de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Deze privacyverklaring informeert het gezin , dat eveneens het minderjarig kind vertegenwoordigd, over wat BKO Anzegem doet met de persoonsgegevens die zij verzamelt en je rechten inzake gegevensbescherming.
Deze privacyverklaring geeft weer met welke doelen de persoonsgegevens verwerkt worden, welke verwerkingsactiviteiten de persoonsgegevens ondergaan en welke rechten je als betrokkenen kan uitoefenen.

 

1. Identiteit van de organisator

Buitenschoolse Kinderopvang Anzegem (BKO Anzegem)
Kerkstraat 113
8570 Anzegem
T 056 71 93 78
E kinderopvang@anzgeem.be

Buitenschoolse Kinderopvang Anzegem maakt deel uit van Gemeentebestuur Anzegem

2. Contactgegevens functionaris gegevensbescherming gemeentebestuur Anzegem

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van het gemeentebestuur Anzegem adviseert de buitenschoolse kinderopvang Anzegem inzake de bescherming van persoonsgegevens van de betrokkenen.

Contact: IVC@anzegem.be

 

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

BKO Anzegem verwerkt persoonsgegevens van het gezin en het kind die zijn meegedeeld bij de aanvang van de kinderopvangactiviteit tijdens de inschrijvingen en die , in de loop van de opvangactiviteit, zijn verzameld.

4. Het gaat om volgende gegevens:

- persoonlijke identificatiegegevens
- persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, desgevallend informatie over ongeval, klacht)
- financiële gegevens
- samenstelling van het gezin
- vrijetijdsactiviteiten (en interesses van het kind – kindpas toegankelijke kinderopvang)
- school van het kind
- werkplaats van de ouders
- desgevallend gegevens over voogdijschap/plaatsing
- door het beroepsgeheim beschermde persoonsgegevens (indien relevant)

In het kader van de dienstverlening, de opdracht en de wettelijke verplichting verzamelt BKO Anzegem daarnaast gezondheidsgegevens over het kind, vraagt BKO ook toestemming tot het nemen en gebruiken van beeldmateriaal van het kind en het rijksregisternummer van het kind en de ouders.

5. Waarvoor worden de persoonsgegevens verwerkt?

De persoonsgegevens van het kind en gezin worden gebruikt in het kader van de organisatie van kinderopvang en buitenschoolse activiteiten van de gemeentelijke bib, jeugd- en sportdienst, klantenadministratie, facturatie, opmaak van het fiscaal attest,  het ontwikkelen van het kinderopvangbeleid en de naleving van de erkennings- en subsidievoorwaarden voor buitenschoolse kinderopvang.

Zo verwerken we gegevens om/voor:
- te kunnen deelnemen aan opvangactiviteiten van BKO Anzegem
- te kunnen deelnemen aan buitenschoolse activiteiten van de gemeentelijke bib, sport- en jeugddienst
- de klantenadministratie
- het kinddossier te kunnen beheren en opvolgen
- de verzekering van het kind tijdens de opvangactiviteiten van BKO Anzegem en tijdens het deelnemen van buitenschoolse activiteiten van de gemeentelijke bib, sport- en jeugddienst
- de facturatie
- het opmaken van het jaarlijks fiscaal attest voor de opvang van kinderen jonger dan 14 jaar
- het bekomen van subsidiëring door de overheid en om andere toepasselijke regelgeving te kunnen naleven
- het bezorgen van nieuwsbrieven, uitnodigingen, informatieve mails en enquêtes inzake kwaliteit kinderopvang
- te communiceren over activiteiten en diensten van de gemeentelijke BKO, bib, jeugd- en sportdienst
- contact te kunnen nemen bij vragen, wijzigingen en nieuwigheden die rechtsreeks deel uitmaken van de dienstverlening.
- de ontwikkeling van een beleid inzake vrije tijdsbesteding van schoolgaande kinderen
- aangepaste kinderopvangactiviteiten, ondersteuning en de nodige zorg aan het kind te kunnen verlenen
- het aanbod te kunnen analyseren en verbeteren
- statistische gegevens te verkrijgen en te analyseren
- een archief bij te houden
- toezicht bij de opvanglocatie
- Fotomateriaal kan benut worden voor de website, de gesloten facebookpagina, de vakantiebrochure en de nieuwsbrief. Het fotomateriaal kan daarnaast voor interne doeleinden worden benut, zoals pedagogische vorming, inkleding leefruimte, (knutsel)werkjes van activiteiten van de kinderen. Het zal nooit op een andere manier of breder verspreid worden tenzij hiervoor uitdrukkelijk schriftelijke toelating wordt verkregen van de ouders/contracthouders.

 

 

6. Wat is de verwerkingsgrond van de verwerking?

In eerste instantie verwerkt BKO Anzegem de persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die het gezin aangaat met de buitenschoolse kinderopvang Anzegem.
Eens deze overeenkomst is afgesloten is BKO Anzegem wettelijk verplicht om het merendeel van de persoonsgegevens te verwerken en dit in het kader van het decreet van 30 april 2004 tot de oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin en de uitvoeringsbesluiten hiervan.

Daarnaast verwerkt BKO Anzegem de persoonsgegevens voor het bekomen van een subsidiëring voor onze verwerking door een hogere overheid dat eveneens aan de wetgeving onderhevig is.

Voor het verwerken van andere persoonsgegevens dan bepaald in voorgenoemde punten, vragen we steeds vooraf toestemming. Deze toestemming kan door het gezin steeds worden ingetrokken.

Deze privacyverklaring is niet noodzakelijk van toepassing op dienste, activiteiten of producten van derden waarnaar verwezen wordt en waarop een andere privacyverklaring van toepassing kan zijn.

7. Aan wie worden verzamelde persoonsgegevens overgemaakt? (= de ontvangers)

- de persoonsgegevens worden niet verkocht noch uitgewisseld aan andere organisaties met uitzondering van de gemeentelijke jeugddienst, sportdienst, bib en financiële dienst.
- de persoonsgegevens worden wel uitgewisseld met organisaties waarbij de overdracht wettelijk verplicht is (bv. Kind en gezin, Zorginspectie)
- daarnaast worden de persoonsgegevens uitgewisseld met contractpartijen voor de uitvoering van de diensten, activiteiten, producten, hulpmiddelen, toepassingen (bv. i.k.v. prestatie- en facturatiebeheer, verzekering, inschrijfprogramma i-active, drukwerk, webtoepassingen, IT, nieuwsbrieven, Mijn Burgerprofiel)
-  en organisaties die door jou zelf worden aangesteld als ontvanger (Sociaal Huis, Huis van het Kind, huisarts, school,…)

Met deze ontvangers maakt BKO Anzegem de nodige afspraken om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen.

8. Hoelang worden de gegevens bewaard?

BKO Anzegem bewaart persoonsgegevens voor zo lang noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt en voor de naleving van de toepasselijke regelgeving

9. Wat zijn jouw rechten als betrokkene?

Je kan de persoonsgegevens van het gezin en het kind inkijken, verbeteren, ze laten verwijderen of de verwerking ervan laten beperken. Met uitzondering van de persoonsgegevens die moeten bijgehouden worden op basis van een wettelijke verplichting.

Een verzoek tot inzage, wissen en verbeteren van je persoonsgegevens kan gericht worden naar kinderopvang@anzegem.be met bewijs van je identiteit.

Het verzoek zal zo snel mogelijk, uiterlijk binnen een maand worden beantwoord.

De meeste persoonsgegevens kan je inkijken op de ouderpagina van het inschrijfprogramma i-active.

10. Vertrouwelijkheid, beheer en beveiliging

Anzegem neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen en om een optimaal beveiligingsniveau te kunnen waarborgen. 

Zo troffen we onder meer volgende maatregelen (niet limitatief):
De aanstelling van een functionaris voor gegevensbescherming, die ingeval van vragen of problemen kan worden gecontacteerd via email op het adres IVC@anzegem.be;

-het alleen toekennen van toegang tot bepaalde van jou verkregen persoonsgegevens aan bepaalde personen die de persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie. Alle personen die namens het bestuur kennis kunnen nemen van je persoonsgegevens zijn gehouden aan geheimhouding/discretieplicht daarvan en zijn bovendien geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;

-het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten.

-het op regelmatige tijdstippen testen, evalueren en bijsturen van de doeltreffendheid van onze veiligheidsmaatregelen.

-het afdwingen van garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, ingeval van onderaannemers die in opdracht van Anzegem persoonsgegevens verwerken.

-het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectenbeoordeling voorafgaand aan de verwerking van persoonsgegevens waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt die een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n).

-het melden van een inbreuk en andere belangrijke info aan de toezichthoudende autoriteit en in voorkomend geval aan de betrokkene(n), indien het een inbreuk in verband met persoonsgegevens betreft die een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n);

-het desgevraagd samenwerken met de toezichthoudende autoriteiten en het raadplegen van de toezichthoudende autoriteiten bij het vervullen van onze taken.

We hanteren een gebruikersnaam en een wachtwoordbeleid op al onze systemen;

De servers en apparaten van onze medewerkers zijn uitgerust met actuele beveiligingssoftware;

We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten

De maatregelen die wij van jou vragen

Hoewel wij alle mogelijke inspanningen doen om jouw persoonsgegevens te beschermen, is een effectieve bescherming enkel mogelijk indien je zelf ook de nodige maatregelen neemt. 

Wij vragen je bijgevolg om :
volledige en accurate informatie aan ons te verstrekken.
de nodige zorg te dragen voor de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens en eventuele gebruikersgegevens (zoals gebruikersnaam en paswoord). Deze zijn immers strikt persoonlijk en niet-overdraagbaar.

 

11. Klachten

Bij indruk of aanwijzing van misbruik of bij een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan direct contact met ons op via kinderopvang@anzegem.be
We helpen je zo snel mogelijk verder.

Ben je ontevreden met de behandeling van jouw verzoek of ben je van mening dat de behandeling van jouw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kan je een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten.

De Vlaamse Toezichtcommissie (de gegevensbeschermingsautoriteit bevoegd voor Vlaamse overheden/instanties) kan je bereiken per e-mail op contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure: https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/klachtenprocedure .

De Gegevensbeschermingsautoriteit (eerder bevoegd voor de private sector en telecombedrijven) kan je bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties

 

 12. Wijziging privacyverklaring

BKO Anzegem kan haar privacyverklaring en beleid inzake de persoonsgegevens wijzigen.  Deze wijzigingen zullen we via een aankondiging doen op onze website www.anzegem.be , via mail en in de kinderopvanglocaties zelf.

Art 4: Deze beslissing wordt bekendgemaakt op de website van Anzegem.

Art 5: Deze beslissing wordt ter beschikking gehouden van het administratief toezicht cf. de regels vervat in het Decreet Lokaal Bestuur.