Vanuit De Textieltrekkers Vichte plant men dit jaar een grootse jubileumviering in , en dit op zondag 8 september aanstaande. Het gaat om een speciale editie van de 30e Prutsketochten, nav het 40 jarig bestaan van de vereniging zelf. Er worden diverse standhouders verwacht ( zowat alle sponsorende instanties mogen een infostandje opzetten), er zijn maar liefst 9 trajecten over verschillende afstanden te bewandelen , allemaal onder het thema "Land van Streuvels" en men mikt op een publieksbereik van minstens 2500 deelnemers.
Om alles terdege te kunnen voorbereiden en op te bouwen enerzijds, en om ook over een voldoende grote locatie te beschikken op de dag van het project op zich anderzijds, wordt gevraagd om hiervoor gebruik te kunnen maken van de expohal en de aanpalende vergaderruimte in het nieuwe gemeentepunt evenals van het grasveld rechts van de site ( voor het plaatsen van een cateringstand ). Ook wil men graag de overdekte gang gebruiken voor het parkeren van de bussen van de bezoekende wandelclubs.
Het lijkt wel aangewezen om hiervoor, naar analogie met het gebruik van deze locatie door andere verenigingen, een gebruiksovereenkomst op te maken en dit voor de periode van 1 week voorafgaand aan de datum van de manifestatie ( vanaf maandag 2 september) tot en met een week na de manifestatie (vrijdag 13 september ). Bij wijze van logistieke ondersteuning nav deze feestviering wordt voorgesteld hiervoor geen retributievergoeding aan te rekenen.
De voornaamste aandachtspunten in de gebruiksovereenkomst zijn:
- exclusief gebruik van het vergaderlokaal en de expohal - gebruik op de dag van de manifestatie zelf van de overdekte middengang voor de bussen van de bezoekende wandelclubs.
- gebruiksovereenkomst loopt van 2 september tot en met 13 september
- De Textieltrekkers moeten zelf de lokalen schoonmaken en de onderhoudsmiddelen hiervoor bekostigen
- De Textieltrekkers moeten instaan voor de nodige verzekeringen & het naleven van alle wettelijke of bijkomend opgelegde veiligheidsvoorschriften
- De gebruikers mogen een bar inrichten voor eigen gebruik tijdens de opbouwperiode maar ze mogen er geen publieksactiviteiten organiseren. Ze mogen de bar en lokalen ook niet gebruiken voor privédoeleinden ( ook niet ten behoeve van leden van de vereniging) of ze onderverhuren aan derden
- enkel op de dag zelf van het project ( 8 september) worden de toegestane ruimtes ter beschikking gesteld voor publieksdoeleinden
- publicitaire tegenprestatie voor het exclusief gebruik van de lokalen: op alle promotiemateriaal dient vermeld te staan: met steun van de gemeente Anzegem + logo en baseline van de gemeente
Bepalingen van de cultuurpactwet van 16 juli 1973
Decreet Lokaal Bestuur
Gemeenteraadsbeslissing dd. 12 maart 2024 m.b.t. goedkeuring gebruiksovereenkomst OLB Chiro Anzegem
Art.1: Onderstaande gebruiksovereenkomst met De Textieltrekkers goed te keuren:
Gebruiksovereenkomst expohal en vergaderlokaal Textieltrekkers Vichte
1. Betrokken partijen voor het afsluiten van de gebruiksovereenkomst
1.1. De Textieltrekkers Vichte
Tussen het gemeentebestuur van Anzegem enerzijds, voor dewelke optreden de heer Koen Tack , Voorzitter en Sonja Nuyttens, Algemeen Directeur, in uitvoering van de beslissing van de gemeenteraad dd.….. 2024.
En anderzijds de huidige verantwoordelijke bestuursleden van De Textieltrekkers Vichte,
namen:
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
Bij ontslag van een verantwoordelijke onderschrijver van deze gebruiksovereenkomst dient dit onmiddellijk gemeld te worden aan het gemeentebestuur
1.2. Ter beschikking stelling van de lokalen & materialen
De Textieltrekkers Vichte mogen exclusief gebruik maken van de expohal en het aanpalend vergaderlokaal, met aansluitend sanitair gelegen in de gebouwen van het nieuwe gemeentepunt, Heirbaan 73 , 8570 Anzegem. De toegang tot de ruimte van de technische dienst is afgesloten en mag onder geen beding betreden worden.
Het grasveld gelegen aan de rechterkant van het gebouw mag op de dag van de manifestatie zelf ingenomen worden als standplaats waar de catering bereid wordt ( bij regenweer wordt deze cateringstand overdekt met een tent, weliswaar enkel bestemd voor gebruik door medewerkers). De cateringstand mag de nooduitgangen of evacuatiewegen niet versperren. Friteuses worden niet toegestaan in publieksdelen.
Op de dag van de manifestatie zelf kan ook de brede middengang van het NGP ter beschikking worden gesteld voor het onderbrengen van de bussen van de bezoekende wandelclubs.
De medewerkers van de vereniging kunnen zich achteraan het gebouw parkeren.
De Textieltrekkers staan zelf in voor het inrichten van een sanitaire zone ten behoeve van de bezoekers en dit aan de voorkant van het gebouw, afgesloten met nadarhekkens.
2. Duur van de overeenkomst
- Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van de opbouw, voor stockage van materiaal, voor de dag van de manifestatie zelf en voor de afbouw in de week daaropvolgend, namelijk vanaf 2 september 2024 tot en met 13 september 2024.
- Het karakter van deze terbeschikkingstelling vervalt van zodra een, meer of andere verenigingen met het oog op de realisatie van een vergelijkbaar project een gelijkaardig voordeel vragen, in dat geval zal een beurtrol opgesteld worden of uitgezien worden naar andere lokalen. Geschillen worden beslecht door het college van burgemeester en schepenen.
- Wanneer een eigen gemeentelijke dienst zich aandient, zal deze steeds een terbeschikkingstelling bekomen van de huidige lokalen, en wordt in onderling overleg bekeken hoe dit het best kan aangepakt worden.
- Beide partijen behouden zich het recht voor ten allen tijde een einde te maken aan de overeenkomst bij ter post aangetekend schrijven van twee weken vooraf. Indien er een einde wordt gemaakt aan de overeenkomst, moeten de lokalen weer in de oorspronkelijke staat hersteld worden, vastgesteld en gekend op het moment van ondertekening van deze gebruiksovereenkomst.
3. Verplichtingen van eigenaar en gebruiker
3.1. Verplichting van de gebruiker bij het gebruik van de infrastructuur & materiaal
De verantwoordelijke bestuursleden van De Textieltrekkers Vichte dienen de lokalen & materiaal door hen gebruikt in hun huidige staat te bewaren, uitgezonderd de normale slijtage.Buitengewone schoonmaak en/of herstel van beschadigingen en/of extra onkosten wegens nalatigheid worden aangerekend aan de reële kostprijs.
3.2. Onderhoudsverplichtingen & inrichting
Van de gebruiker wordt verwacht dat hij deze lokalen zelf zal schoonmaken, onderhouden en gebruiken als een goede huisvader. De aankoop van onderhoudsmateriaal valt volledig ten laste van de gebruiker.
De verantwoordelijke van De Textieltrekkers die een badge krijgt om toegang te krijgen tot de expohal van het NGP is verantwoordelijk voor het openen en sluiten van de zaal en de bediening van de verlichting en elektriciteitsvoorzieningen. Na gebruik worden alle lichten gedoofd, elektrische of andere toestellen uitgeschakeld en de deur goed afgesloten. Als er onregelmatigheden opgemerkt worden, of er iets kapot is, moet dit onmiddellijk worden doorgegeven aan de dienst patrimonium. Sloten worden nooit vervangen door de gebruiker zelf.
Alle afval & materiaal moet na afloop van de manifestatie/einde gebruiksovereenkomst worden verwijderd, er mag niks achtergelaten worden, noch binnen , noch buiten.
Er mogen geen werken worden uitgevoerd aan de lokalen, tenzij met voorafgaande schriftelijke toestemming van het gemeentebestuur.
3.3. Verzekeringen & aansprakelijkheid
Het gemeentebestuur zal het gebruikersrisico tegen brandgevaar, geburenverhaal, alsook de eigen inhoud met uitzondering van het materiaal dat eigendom is van of ingehuurd wordt door De Textieltrekkers zelf laten waarborgen door het afsluiten van een brandpolis, met afstand van verhaal jegens de gebruiker, tenzij bij kwaad opzet of vandalisme en voor zover het niet om commerciële activiteiten gaat.
De organisator zal een brandweeradvies aanvragen. De gebruiker dient voorafgaandelijk een gedetailleerde beschrijving te geven van alle activiteiten en installaties die enige invloed kunnen hebben op de brandveiligheid.
De gebruiker zal zich voor zijn burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid verzekeren, met afstand van verhaal jegens de gemeente Anzegem. Hij is burgerlijk verantwoordelijk voor ongevallen en schade – van welke aard ook- ten gevolge van het gebruik van de zaal en bijhorend materiaal en dit zowel tegenover derden als tegenover de gemeente. Bijgevolg zijn alle schades die worden veroorzaakt aan het materiaal ten gevolge van gebruik of aangericht aan derden ( incluis gemeente), lichamelijke schade aan derden, eigen lichamelijke schade ten laste van De Textieltrekkers Vichte.
Voor de ontvreemding van geld en/of materiaal van de vereniging zelf, is de vereniging verantwoordelijk en kan de gemeente in geen geval aansprakelijk worden gesteld. Preventiemaatregelen ter voorkoming van diefstal dienen door de gebruiker zelf te worden genomen.
De gebruiker verbindt er zich toe te zullen voldoen aan de geldende politiereglementen en wettelijke veiligheidsvoorschriften evenals aan de voorschriften inzake billijke vergoeding, Sabam en accijnzen. Extra organisatie- of vergunningskosten worden gedragen door de gebruiker.
De Textieltrekkers zullen alle mondeling of schriftelijk verstrekte veiligheidsvoorschriften m.b.t. de brandveiligheid van de locatie & opstelling of met betrekking tot het gebruik van materiaal naleven.
De gebruiker mag geen groter aantal personen toelaten dan om veiligheidsredenen is toegestaan in de zaal ( 900 personen). De gebruiker zal erover waken dat het rookverbod wordt nageleefd,overal waar het van kracht is. Het is verboden de deuren van de nooduitgangen te sluiten. Deze moeten ten allen tijde open en gevrijwaard blijven.
3.4 geluidsnormen
De gebruiker is ertoe gehouden het geluidsniveau zodanig te beperken dat de wettelijk geldende geluidsnormen worden gerespecteerd. De organisator stelt zich, door het aangaan van deze overeenkomst, hiervoor zowel burgerlijk als strafrechterlijk aansprakelijk. Bij luidruchtige en openbare muziekactiviteiten kan een afwijking ( binnen de wettelijke bepalingen) op deze geluidsnormen aangevraagd worden via het daartoe bestemde formulier ( zie evenementenloket – www.anzegem.be). In voorkomend geval dient de gebruiker de normen en bepalingen van de toegestane afwijking strikt na te leven.
In elk geval moet de nachtrust van de omliggende bewoners gerespecteerd worden. Klachten inzake nachtlawaai dienen vermeden te worden. In voorkomend geval moeten de richtlijnen van de politiediensten strikt opgevolgd worden, zij kunnen ter plaatse wijzigingen aanbrengen en desnoods de activiteit stop zetten.
4. Gebruikerskosten – gebruiksvergoeding
Er wordt geen gebruikersvergoeding aangerekend als logistieke ondersteuning bij deze jubileumeditie van de Prutsketochten.
5. Controle
Het college van Burgemeester en Schepenen of de door haar aangewezen diensten mogen ten allen tijde de lokalen bezichtigen en toezicht uitoefenen.
6. Bar
Het is toegelaten in de voor hen bestemde lokalen een bar in te richten maar enkel en alleen voor het aanbieden van dranken ten behoeve van de medewerkers ter voorbereiding van de manifestatie . De textieltrekkers verbinden zich ertoe in deze lokalen geen publieksactiviteiten te organiseren. Alleen op de dag van de manifestatie zelf mogen de lokalen gebruikt worden ten behoeve van een ruimer publiek.
Het is evenzeer verboden om de lokalen ter beschikking te stellen voor private aangelegenheden, ook niet ten behoeve van de leden van de vereniging zelf of het aan derden in onderverhuur te geven.
7. Publicitaire tegenprestatie
Als tegenprestatie voor deze exclusieve terbeschikkingstelling wordt gevraagd om op alle promotiemateriaal te vermelden “ met steun van de gemeente Anzegem” + logo en baseline van de gemeente