Gemeente Anzegem kocht in 2019 een voormalige textielweverij met als doel de centralisatie van de diensten en de uitbouw van een kwaliteitsvolle dienstverlening voor alle inwoners.
Er is nood aan extra opbergruimte voor verenigingen. Er werd hiervoor in 2021 een bevraging bij de verenigingen georganiseerd.
Een eerste versie van het reglement werd voorgelegd aan de sportraad op 24 april 2022 en aan de cultuurraad op 16 mei 2022.
In het Gemeentepunt is er voldoende plaats om opbergruimten voor verenigingen en organisaties te maken.
gemeenteraadsbeslissing van 14 februari 2023: 'Tijdeliike invulling site nieuw Gemeentepunt - bouwen bergingen verenigingen en ateliers technische dienst - Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswiize.'
collegebeslissing van 26 april 2023: 'Tiideliike invulling site nieuw Gemeentepunt - bouwen berqinqen vereniqinqen en ateliers technische dienst - Goedkeurinq qunninq'
Art. 1: Het reglement en de afsprakennota voor berg- en opslagruimte in het gemeentepunt voor erkende Anzegemse verenigingen en organisaties wordt vastgesteld als volgt:
Gemeente Anzegem stelt berg- en opslagruimten ter beschikking die enkel kunnen gehuurd worden door erkende Anzegemse verenigingen en organisaties voor opslag van materiaal en materieel.
Begrippenkader
Anzegemse vereniging
Een vereniging uit Anzegem die aangesloten is bij een Anzegemse adviesraad (jeugd, cultuur, sport, gezins- en welzijn, senioren, milieu) of die van een subsidiëring geniet.
Een Anzegemse onderwijsinstelling.
Anzegemse organisatie
Een niet-erkende Anzegemse vereniging met een bestuur waarvan minstens 2/3 in Anzegem woont en die werd gescreend door de Raad van Beheer Culturele Infrastructuur.
Huurder
In dit reglement en de afsprakennota wordt deze term gebruikt als verzamelnaam voor de Anzegemse verenigingen en organisaties.
Bergruimte
Ruimte die men huurt en waar de huurder altijd toegang tot heeft.
Opslagruimte
Ruimte die men huurt voor opslag van groot materiaal dat men hoogstens twee keer per jaar nodig heeft. De huurder heeft zelf geen toegang tot de ruimte.
Ruimte
In dit reglement en de afsprakennota wordt deze term gebruikt als verzamelnaam voor ‘Berg- en opslagruimte’.
Hoe een aanvraag indienen?
Het aantal ruimten is beperkt. De aanvragen voor het huren van een ruimte in het gemeentepunt moeten online gebeuren via www.anzegem.be/bergruimte (nog niet actief). De aanvraagdatum en -uur zijn hierbij bepalend. Toewijzing gebeurt in volgorde van tijdstip van de aanvraag. Wie eerst indient, heeft dus voorrang voor de toewijs van een ruimte.
Anzegemse verenigingen die nu een bergruimte gebruiken in een gemeentelijk gebouw dat nu of in de toekomst moet verlaten worden, krijgen voorrang. Hiervoor wordt er gekeken naar de te verkopen gebouwen die in het meerjarenplan zijn opgenomen. Deze Anzegemse verenigingen kunnen hun aanvraag indienen vanaf 20 oktober 2023. Andere Anzegemse verenigingen kunnen dit vanaf 20 november 2023. Als er na 10 januari 2024 nog ruimte beschikbaar is, dan kunnen Anzegemse organisaties ook een aanvraag indienen.
Welke ruimten zijn er?
De huurder moet een keuze maken uit volgende ruimten:
Een vereniging of organisatie mag maximum twee bergruimtes en/of kast huren (dus: één bergruimte en één kast, of twee bergruimtes of twee kasten).
Mocht blijken dat, na afhandeling van alle aanvragen, er toch nog bergruimtes beschikbaar zijn, dan zal het mogelijk zijn om nog extra bergruimte bij te huren.
Welk materiaal?
Wordt er een bergruimte/kast gehuurd dat moet de huurder een algemene beschrijving van het te stockeren materiaal doorgeven. Wordt er een opslagruimte gehuurd dan moet er een gedetailleerde beschrijving zijn van het materiaal dat de huurder wenst te stockeren. Dit materiaal zal dan ook genummerd en gelabeld worden.
Volgende goederen mogen niet bewaard worden in de gehuurde ruimte:
ontvlambare materialen, vuurwerk, giftige stoffen, levende dieren, materialen die geuroverlast veroorzaken, bederfbare goederen en gasflessen.
Jeugdverenigingen moeten zich in de opslagruimte ook beperken tot sjorpalen, tenten, keukenmateriaal, … Het materiaal moet stapelbaar zijn (bij voorkeur in boxen aangeleverd). Jeugdverenigingen mogen geen meubilair (bv. zetels) en grote waterreservoirs in de opslagruimte bewaren.
Goedkeuring schepencollege
Elke aanvraag wordt op het college van burgemeester en schepenen gebracht. Het college keurt deze aanvraag al dan niet goed.
Huurtermijn en opzeg
De huurtermijn bedraagt één jaar. De opzegtermijn bedraagt minstens twee maanden voor het einde van het kalenderjaar. De opzeg moet schriftelijk gebeuren (brief / e-mail). Gebeurt er geen opzeg, dan wordt de huurtermijn telkens automatisch met één jaar verlengd.
Een huurtermijn begint op 1 januari en eindigt op 31 december. Als de huurder op een ander tijdstip instapt, dan wordt de huurprijs in het eerste jaar berekend op het aantal maanden dat men de ruimte heeft gehuurd.
Toegankelijkheid gehuurde ruimte
Bergruimte/kast
De huurder die een bergruimte/kast huurt, krijgt na lezing en ondertekening van de afsprakennota, een toegangscode op de smartphone waarmee hij de loods waarin de bergruimtes zich bevinden, kan betreden. Dit kan 24/24 en 7/7. Daarnaast ontvangt de huurder twee sleutels voor de eigen bergruimte (en eventueel van de kast). De eigen bergruimte kan dus ten allen tijde betreden worden.
Om de toegangscode op de smartphone te ontvangen, moet de huurder het gsm-nummer van de smartphone die hij zal gebruiken doorgeven. Een huurder kan maximum 5 gsm-nummers doorgeven. Gsm-nummers die geen recht meer hebben op toegang tot de opbergruimte moeten zo snel mogelijk doorgegeven worden.
Eén keer per jaar zal er ook gevraagd worden de doorgegeven nummers te bevestigen.
Bij ingebruikname van de bergruimte/kast moet de huurder steeds de toestand hiervan controleren.
Opslagruimte
Een huurder die een opslagruimte voor grote materialen huurt, krijgt geen toegangscode. Heeft de huurder materiaal nodig, dan moet er op voorhand een afspraak gemaakt worden. Men vermeldt hierbij welk materiaal men nodig heeft en tegen wanneer. De Technische Dienst zet dit materiaal dan klaar. De aanvraag voor het klaarzetten kan gebeuren via volgend webformulier: www.anzegem.be/opslagruimte en moet minstens één week op voorhand gebeuren. De aangevraagde materialen kunnen dan opgehaald worden op een afgesproken tijdstip. Dit zal alleen op weekdagen kunnen en tijdens de openingsuren van de Technische Dienst (8u-16u30). De huurder moet rekening houden met eventuele sluitingsdagen.
Prijs
De huurprijs van de ruimten wordt voor verenigingen en organisaties als volgt vastgelegd (horen hier niet bij: jeugdverenigingen):
De huurprijs van de ruimten wordt voor jeugdverenigingen als volgt vastgelegd:
Bij verlies van sleutels moet de huurder instaan voor de reële kosten van nieuwe sleutels.
Gemeente Anzegem kan de huurprijzen aanpassen.
Niet tijdige betaling
Bij een niet tijdige betaling volgt er eerst een gewone aanmaning en daarna, indien nodig, een laatste aanmaning per aangetekende post. Bij niet betaling wordt een officiële procedure tot inning van de openstaande facturen via een gerechtsdeurwaarderskantoor opgestart en kan de toegang tot de ruimte ontzegd worden.
Verzekering
De gemeente Anzegem sluit een brandverzekering voor het gebouw voor eigen rekening en voor rekening van de huurder.
De huurders moeten hun eigen inhoud verzekeren.
De gemeente Anzegem voorziet in een afstand van verhaal in de bestaande brandpolis.
De huurders mogen geen ontvlambare producten stockeren.
Diefstal / vandalisme
Gemeente Anzegem kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal of vandalisme van het materiaal van de huurder.
Veranderingen en beschadigingen
De huurder mag zonder voorafgaande toestemming van gemeente Anzegem geen veranderingen aan de bergruimte/kast aanbrengen. Beschadigingen die door de huurder wordt aangebracht, zullen hersteld worden door gemeente Anzegem, maar de kosten worden doorgerekend aan de huurder.
Controle
Gemeente Anzegem behoudt één sleutel van elke bergruimte en heeft het recht deze te controleren om ervoor te zorgen dat alle afspraken nageleefd worden.
Discussies, geschillen, betwistingen?
Betwistingen moeten schriftelijk gemeld worden. Er wordt eerst advies ingewonnen bij de raad van beheer culturele infrastructuur. Daarna kan het schepencollege hierin een beslissing nemen.
Afsprakennota
Elke huurder die een ruimte huurt moet onderstaande afsprakennota ondertekenen.
Afsprakennota
tussen
Gemeente Anzegem, De Vierschaar 1,8570 Anzegem, vertegenwoordigd door de burgemeester en Algemeen directeur.
en
naam vereniging/organisatie, vertegenwoordigd door… hierna vermeld als ‘de huurder’
Worden volgende afspraken gemaakt
Gehuurde ruimte
Gemeente Anzegem verhuurt aan naam vereniging/organisatie kast/bergruimte/opslagruimte (schrappen wat niet past) die als volgt wordt beschreven:
De huurder verklaart dat hij de te huren bergruimte aandachtig heeft onderzocht. Er wordt verklaard dat het goed wordt gehuurd in goede staat van onderhoud, veiligheid, hygiëne.
Huurtermijn en opzeg
De huurtermijn bedraagt één jaar.
De huurtermijn begint op XXX en eindigt op 31 december XXX
De huur dient te worden opgezegd minstens twee maanden voor het einde van het kalenderjaar. De opzeg moet schriftelijk gebeuren (brief / e-mail). Gebeurt er geen opzeg, dan wordt de huurtermijn telkens automatisch met één jaar verlengd.
Bestemming
De ruimte kan alleen maar gebruikt worden als opslagplaats voor materiaal van erkende Anzegemse verenigingen en organisaties. De huurder kan zijn rechten niet overdragen en kan het goed niet onderverhuren. Wordt er een kast/bergruimte gehuurd dan moet er een algemene beschrijving van de inhoud aan de afsprakennota bijgevoegd worden. Wordt er opslagruimte gehuurd dat moet er een gedetailleerde beschrijving van het materiaal aan de afsprakennota bijgevoegd worden. Dit materiaal wordt, in samenspraak met de Technische Dienst, genummerd en gelabeld.
Huurprijs
De huurprijs van de ruimten wordt voor verenigingen en organisaties als volgt vastgelegd (horen hier niet bij: jeugdverenigingen):
De huurprijs van de ruimten wordt voor jeugdverenigingen als volgt vastgelegd:
Een huurtermijn begint op 1 januari en eindigt op 31 december. Als de huurder op een ander tijdstip instapt, dan wordt de huurprijs in het eerste jaar berekend op het aantal maanden dat men de ruimte heeft gehuurd.
Deze kosten zijn betaalbaar na ontvangen van een factuur, op rekening BE09 0910 0020 6557.
De gemeente Anzegem heeft het recht om de huurprijs aan te passen.
Niet tijdige betaling
Bij een niet tijdige betaling volgt er eerst een gewone aanmaning en daarna, indien nodig, een laatste aanmaning per aangetekende post. Bij niet betaling wordt een officiële procedure tot inning van de openstaande facturen via een gerechtsdeurwaarderskantoor opgestart en kan de toegang tot de ruimte ontzegd worden.
Verzekering
De gemeente Anzegem sluit een brandverzekering voor het gebouw voor eigen rekening en voor rekening van de huurder.
De huurders moeten hun eigen inhoud verzekeren.
De gemeente Anzegem voorziet in een afstand van verhaal in de bestaande brandpolis.
De huurders mogen geen ontvlambare producten stockeren.
Beschadigingen
Beschadigingen aangebracht door de huurder worden op kosten van deze huurder hersteld door gemeente Anzegem.
Herstellingen die nodig zijn wegens normale slijtage, ouderdom, gebrek in het gehuurde goed of wegens overmacht, zijn niet ten laste van de huurder.
Diefstal / vandalisme
Gemeente Anzegem kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal of vandalisme aan het materiaal van de huurder.
Aanpassingen
De huurder mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van gemeente Anzegem geen veranderingen aan de kast/bergruimte aanbrengen.
De sloten van de kast/bergruimte mogen niet vervangen worden.
Indien schade aan de sloten moet de gemeente onmiddellijk verwittigd worden.
Toegankelijkheid
De huurder die een bergruimte huurt, krijgt een toegangscode op de smartphone waarmee hij de loods waarin de bergruimtes zich bevinden, kan betreden. Dit kan 24/24 en 7/7. Daarnaast ontvangt de huurder 2 sleutels voor de eigen bergruimte (en eventueel van de gehuurde kast). De eigen bergruimte kan dus te allen tijde betreden worden.
Om de toegangscode op de smartphone te ontvangen, moet de huurder het gsm-nummer van de smartphone die hij zal gebruiken doorgeven. Een huurder kan maximum 5 gsm-nummers doorgeven. Gsm-nummers die geen recht meer hebben op toegang tot de opbergruimte moeten zo snel mogelijk doorgegeven worden.
Eén keer per jaar zal er ook gevraagd worden de doorgegeven nummers te bevestigen.
Bij het huren van een bergruimte, krijgt de huurder twee sleutels ter beschikking. Bij verlies van deze sleutel zal de huurder de kosten van een nieuwe sleutel moeten betalen.
Een huurder die een opslagruimte voor grote materialen huurt, krijgt geen toegangscode en sleutels. Heeft de huurder materiaal nodig, dan moet er op voorhand een afspraak gemaakt worden. De huurder vermeldt hierbij welk materiaal hij nodig heeft en tegen wanneer. De Technische Dienst zet dit materiaal dan klaar. De aanvraag voor het klaarzetten kan gebeuren via volgend webformulier: www.anzegem.be/opslagruimte en moet minstens één week op voorhand gebeuren. De aangevraagde materialen kunnen dan opgehaald worden op een afgesproken tijdstip. Dit zal alleen op weekdagen kunnen en tijdens de openingsuren van de Technische Dienst (8u-16u30). De huurder moet rekening houden met eventuele sluitingsdagen.
Uitsluiting van bepaalde goederen en handelingen
De gehuurde ruimte is uitsluitend bestemd voor opslag van materialen die eigendom zijn van een Anzegemse vereniging of organisatie.
Volgende goederen zijn uitgesloten en mogen dus niet bewaard worden in de gehuurde ruimte:
ontvlambare materialen, vuurwerk, giftige stoffen, levende dieren, materialen die geuroverlast veroorzaken, bederfbare goederen en gasflessen.
Jeugdverenigingen moeten zich in de opslagruimte beperken tot sjorpalen, tenten, keukenmateriaal, … Het materiaal moet stapelbaar zijn (bij voorkeur in boxen aangeleverd). Jeugdverenigingen mogen geen meubilair (bv. zetels) en waterreservoirs in de opslagruimte bewaren.
Er mogen geen werkzaamheden of andere activiteiten in de bergruimte worden uitgevoerd buiten het stockeren van materialen.
Controle
Gemeente Anzegem behoudt één sleutel van elke bergruimte en heeft het recht deze te controleren om ervoor te zorgen dat alle afspraken nageleefd worden.
Art.2: Het algemeen gemeentelijk retributiereglement wordt aangevuld als volgt:
onder Rubriek 9 'Omgevingsontwikkeling en Infrastructuur' wordt onderaan op blz 86 volgende tekst toegevoegd:
Huurprijs opbergruimte voor verenigingen en organisaties
De huurprijs van de ruimten wordt voor verenigingen en organisaties als volgt vastgelegd (horen hier niet bij: jeugdverenigingen):
• Kast: 5 euro per maand (60 euro per jaar)
• Bergruimte: 20 euro per vierkante meter, per jaar
• Opslagruimte: 10 euro per vierkante meter, per jaar
De huurprijs van de ruimten wordt voor jeugdverenigingen als volgt vastgelegd:
• Kast: 5 euro per maand (60 euro per jaar)
• Bergruimte: 20 euro per vierkante meter, per jaar
• Opslagruimte:
- voor jeugdverenigingen die hun berging verliezen: gratis voor een aantal vierkante meter. Aan de hand van de gedetailleerde beschrijving van wat de jeugdvereniging wenst te stockeren, zal het college van burgemeester en schepenen bepalen hoeveel vierkante meter de vereniging gratis krijgt. De rest moet men betalen aan 10 euro per vierkante meter.
- voor jeugdverenigingen die hun berging niet verliezen: 10 euro per vierkante meter, per jaar.
Art. 3: dit reglement gaat in op 1 oktober 2023 en wordt bekendgemaakt door publicatie op de gemeentelijke website.
Art. 4: kennis te geven van dit besluit aan de toezichthoudende overheid volgens de regels vervat in het decreet Lokaal Bestuur.