De voorzitter opent de zitting op 10/05/2022 om 19:59.
Art.1: De notulen- en zittingsverslag van van de OCMW-raad van 12 april 2022 eenparig goed te keuren.
In het kader van een onderzoek verzocht het Departement Cultuur, Jeugd en Media (DCJM) van de Vlaamse Overheid de lokale besturen om op zeer korte termijn de e-mailadressen van verenigingen te bezorgen, dit in functie van een onderzoek die het KU Leuven Instituut in opdracht van het DCJM uitvoert naar de efficiëntie en effectiviteit van de gratis vrijwilligersverzekering die aangeboden wordt door de Vlaamse Overheid aan verenigingen.
Het college en vast bureau besliste op 27 april 2022 om de gevraagde e-mailadressen te laten overmaken door de diensten aan het KU Leuven Instituut en hun besluit met bijhorend protocol te laten bekrachtigen door de eerstvolgende raad.
Vlaamse wetgeving schrijft namelijk voor dat er voor elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een Vlaamse instantie naar een andere Vlaamse instantie of naar een externe overheid een protocol moet worden opgemaakt. De betrokken partijen of verwerkingsverantwoordelijken moeten daarin enkele zaken vastleggen met betrekking tot hun samenwerking en het uitwisselen van persoonsgegevens. Dit om aan te tonen dat aan de principes van de GDPR/AVG voldaan is. Alle partijen zijn bovendien verplicht de afgesloten protocollen op hun respectievelijke websites te publiceren.
Een “zakelijke” e-mailadres met voor- en/of een achternaam is te herleiden tot een persoon. Daardoor wordt dergelijk mailadres beschouwd als een persoonsgegeven en valt de verwerking ervan onder de AVG. Een protocol dient aldus ter zake afgesloten te worden.
De functionaris gegevensbescherming verleende daarvoor gunstig advies. Volgende overwegingen werden daarbij in rekening gebracht:
Volgens artikel 2, §1, van het decreet lokaal bestuur, beogen de lokale besturen om op het lokale niveau duurzaam bij te dragen aan het welzijn van de burgers en verzekeren ze een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van hun bevoegdheden. Ze betrekken de inwoners zo veel mogelijk bij het beleid en zorgen voor openheid van bestuur. De gemeenten zijn overeenkomstig artikel 41 van de Grondwet bovendien bevoegd voor de aangelegenheden van gemeentelijk belang. Voor de verwezenlijking daarvan kunnen ze alle initiatieven nemen. Ze beogen om bij te dragen aan de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied.
In functie van diverse initiatieven zoals bedoelt in voormelde zin, verzamelen de lokale besturen persoonsgegevens waaronder gegevens over verenigingen.
De verenigingen hebben er baat bij te weten dat er een gratis vrijwilligersverzekering bestaat om hun vrijwilligers te verzekeren. Door hen de mogelijkheid te geven om deel te nemen aan voormeld onderzoek, wordt het aanbod van de gratis vrijwilligersverzekering des te meer onder de aandacht gebracht. Op hun beurt hebben burgers die als vrijwilliger actief zijn bij verenigingen er baat bij verzekerd te zijn tijdens de uitoefening van hun taken als vrijwilliger.
De verwerking van de betreffende persoonsgegevens (nl. e-mailadressen) doet geen ernstige afbreuk aan de rechten en vrijheden van de betrokkenen.
De beoogde gegevensverwerking kadert bovendien binnen een wetenschappelijk onderzoek. Op deze verwerkingen geldt een uitzondering volgens artikel 5, 1, b), tweede zinsdeel van de algemene verordening gegevensbescherming, nl. “deze verwerkingen worden niet als onverenigbaar beschouwd met de oorspronkelijke doeleinden”.
Tot slot staat een groot merendeel van de gevraagde emailadressen op de gemeentelijke website en zijn die met instemming en medeweten van de betrokkenen reeds publiek toegankelijk.
Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikelen 40-41;
De verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG;
Het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer, artikel 8;
Het besluit van het vast bureau van 27 april 2022 betreffende de elektronische mededeling van persoonsgegevens van het Lokaal Bestuur Anzegem naar het Departement Cultuur, Jeugd en Media (DCJM) van de Vlaamse overheid en het bijhorende protocol, dit in functie van een onderzoek die het KU Leuven Instituut in opdracht van het DCJM uitvoert naar de efficiëntie en effectiviteit van de gratis vrijwilligersverzekering die aangeboden wordt door de Vlaamse Overheid aan verenigingen.
Art.1: De beslissing van het vast bureau van 27 april 2022 en het bijhorende protocol, zoals opgenomen in bijlage van dit besluit, te bekrachtigen betreffende de elektronische mededeling van persoonsgegevens van het Lokaal Bestuur Anzegem naar het Departement Cultuur, Jeugd en Media (DCJM) van de Vlaamse overheid, dit in functie van een onderzoek die het KU Leuven Instituut in opdracht van het DCJM uitvoert naar de efficiëntie en effectiviteit van de gratis vrijwilligersverzekering die aangeboden wordt door de Vlaamse Overheid aan verenigingen.
Art.2: De betreffende gegevensuitwisseling zal expliciet opgenomen worden in het register van verwerkingsactiviteiten en wordt bekendgemaakt door het protocol op de gemeentelijke website te plaatsen.
Art.3: Deze beslissing wordt ter beschikking gehouden van het administratief toezicht zoals voorzien in het Decreet Lokaal Bestuur.
Naar aanleiding van de wijziging van wetgeving, wordt in de RPR volgende zaken aangepast:
Tevens werd in de praktijk gemerkt dat het coachingsgesprek/evaluatiegesprek wat bijsturing nodig heeft, voornamelijk om bij korte contracten/vervangingen sneller op de bal te kunnen spelen bij ongunstig functioneren. (artikels 3.8.4.7., 3.8.6.1., 3.8.6.2.3., 3.8.6.2.4). Er werd tevens een onderdeel rond exitgesprekken toegevoegd (afdeling IX) zodat bij uitdiensttreding kan nagegaan worden waarom het personeelslid de organisatie wenst te verlaten. Dit is nuttige info in kader van selectie en organisatie.
De Vlaamse overheid voorzag fietslease als voordeel voor de personeelsleden van de Vlaamse overheid en lokale besturen. De voordelen: op een fiscaal voordelige manier kunnen personeelsleden een aspect van hun verloning inruilen voor een bedrijfsfiets met bijkomende faciliteiten zoals onderhoudscontracten, een verzekering etc. Zo bevorderen we het fietsen naar het werk. Dat is niet alleen goed voor de mobiliteit maar ook voor het klimaat en de gezondheid van de personeelsleden. Personeelsleden van lokale besturen kunnen op vrijwillige basis vakantiedagen, een gedeelte of het geheel van hun eindejaarspremie inruilen tegen voordelen ter bevordering van de fietsmobiliteit.
Personeelsleden krijgen de mogelijkheid om, op vrijwillige basis, volgende looncomponenten om te zetten in een theoretisch budget ter inruil voor de fietslease:
Gezien de bedragen van de fietsvergoeding zeer laag liggen, wordt beslist om enkel vakantiedagen en/of gedeelte/geheel van eindejaarstoelage mogelijk te maken om in te ruilen. De fietslease wordt voorzien via artikel 8.2.3.6. en 9.2.6. De uitrol van fietslease wordt verder uitgewerkt in 2022 en zal beschikbaar zijn in 2023.
Naar aanleiding van de wijziging van de formatie en organogram, zoals goedgekeurd op de raad van 8 maart 2020, dienen de bijlagen 1 (aanwervings-, bevorderings-, mobiliteitsvoorwaarden) en 3 (selectiecommissie en examenprogramma) aangepast te worden ter gelegenheid van het voorzien van de nieuwe/aangepaste/geschrapte functies in de formatie en het aangepaste organogram.
In bijlage 7 werd de voorafname aan de IFIC-schalen toegevoegd.
Deze documenten werden besproken in het MAT van 28 april 2022 en het HOC-BOC van 6 mei 2022.
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 (en latere wijzigingen)
de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, wat de definitieve ambtsneerlegging betreft en latere wijzigingen (oa arikel 218,183)
het Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen (oa artikel 140)
Besluit van de Vlaamse Regering van 12 maart 2021 houdende maatregelen ten gevolge van de pandemie veroorzaakt door COVID-19 en tot wijziging van de minimale voorwaarden voor de rechtspositieregeling van het personeel van de gemeenten, de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en de provincies, B.S. 14 april 2021
Wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten
Wet van 27 juni 2021 tot uitbreiding van het rouwverlof bij het overlijden van een partner of een kind en tot het flexibiliser en van de opname van het rouwverlof, B.S. 15 juli 2021
Koninklijk besluit van 28 augustus 1963 betreffende het behoud van het normaal loon van werknemers voor afwezigheidsdagen ter gelegenheid van familiegebeurtenissen of voor de vervulling van staatsburgerlijke verplichtingen of van burgerlijke opdrachten.
KB van 20 juli 2021 houdende uitvoering van artikel 100ter, §3, tweede lid van de herstelwet van 22 januari 1985 houdende sociale bepalingen, B.S. 20 augustus 2021 (mantelzorg)
de Herstelwet houdende sociale bepalingen van 22 januari 1985 houdende sociale bepalingen zijn de federale thematische verloven van loopbaanonderbreking van toepassing op het personeel (oa artikel 99, lid 7)
Raadsbeslissing van 2 december 2008 tot vaststelling en goedkeuring van de rechtspositieregeling voor het gemeentelijk personeel en latere wijzigingen
Raadsbeslissing van 8 maart 2022 inzake wijziging formatie en organogram
Art.1: De voorliggende aanpassingen en wijzigingen aan de rechtspositieregeling goed te keuren. Ingangsdatum: met onmiddellijke ingang.
Art.2: De voorliggende aanpassingen en wijzigingen aan de rechtspositieregeling aan bijlage 1 (aanwervingsvoorwaarden, voorwaarden voor bevordering en mobiliteit) en bijlage 3 (selectiecommissie en examenprogramma) goed te keuren. Ingangsdatum: met onmiddellijke ingang.
Art.3: De voorliggende aanpassingen en wijzigingen aan de rechtspositieregeling bijlage 7 (uitgewerkte weddeschalen) goed te keuren. Ingangsdatum: met onmiddellijke ingang.
Art.4: Deze beslissing wordt ter beschikking gehouden van de toezichthoudende overheid, conform de bepalingen vervat in het decreet lokaal bestuur.
De raad besliste in zitting van 12 april 2022 om toe te treden tot Poolstok inzake personeelsbeleid om zo het beleid rond personeel en organisatie te professionaliseren. Deze materie vereist bijzondere expertise en is een arbeids- en tijdsintensieve aangelegenheid.
Poolstok is een coöperatieve vennootschap die ondersteuning biedt aan het personeels- en organisatiebeleid van Vlaamse openbare besturen. De statuten laten toe dat lokale overheden kunnen toetreden mits de aankoop van aandelen.
Verwijzend naar de statuten van deze vennootschap zoals goedgekeurd op de Buitengewone Algemene Vergadering van 25 mei 2018, vergadert de algemene vergadering met alle vennoten. Zij bestaat uit alle eigenaars met aandelen die stemrecht hebben, hetzij zelf, hetzij via mandatarissen, mits inachtneming der wettelijke en statutaire voorschriften. Elke eigenaar van effecten mag zich laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering door een gevolmachtigde, aandeelhouder of niet. Elke volmachtdrager mag meerdere vennoten vertegenwoordigen.
De raad kan een volmachtdrager en vervanger aanduiden.
het decreet van 29 mei 2015 houdende machtiging tot deelneming en de wijziging van de opdracht van deze vennootschap;
de wet inzake overheidsopdrachten d.d. 16 juni 2017 artikel 2, 7°
Raadsbesluit van 12 april 2022 inzake toetreding tot Poolstok inzake personeelsbeleid: goedkeuring.
Art.1: Mevrouw Anja Desmet, schepen - wonende D.Vanhautestraat 72 - 8570 Anzegem, wordt afgevaardigd als effectief vertegenwoordiger in de algemene vergadering van Poolstok (zetel: 3001 Heverlee, Technologielaan 11).
Art.2: De heer Christophe Vandererven, schepen - wonende Kerkstraat 27 - 8570 Anzegem, wordt aangeduid als vervanger van voorgaande indien hij/ zij niet aanwezig kan zijn.
Art.3: Een afschrift van deze beslissing wordt (elektronisch) bezorgd aan Poolstok.
Art.4: De administratie wordt belast met de afhandeling van de formaliteiten.
Het Sociaal Huis bedeelt via de Maaltijddienst maaltijden aan een bepaalde doelgroep inwoners van de gemeente (senioren en personen met een zorgnood). Deze maaltijden worden bij een externe leverancier aangekocht en door eigen personeel tijdens de week rondgebracht.
Vorig jaar werd een nieuwe opdracht gegund aan H. Familie Deerlijk voor een periode van 2 jaar (OCMW-raad dd. 15 juni 2021) voor de aankoop van verse maaltijden.
Naar aanleiding van de aanbesteding worden een aantal wijzigingen voorgesteld:
Huidige tarieven:
|
|
Sociaal Tarief |
Voorkeurstarief |
Standaard-tarief |
Personeel* |
| Maaltijd zonder dessert |
6 € |
6,30 € |
6,60 € |
7,50 € |
| Maaltijd met dessert |
6,50 € |
6,80 € |
7,10 € |
8 € |
* De tarieven voor het personeel zullen geregeld worden via het arbeidsreglement voor OCMW- en gemeentepersoneel via de respectievelijke raden en dit ter gelegenheid van een eerstvolgende aanpassing van het AR.
Indien de leverancier de prijsaanpassing doorvoert cf. de voorwaarden vastgelegd in het bestek, zullen deze ook verrekend worden in de bovenstaande tarieven en dit rekening houdend met de gebruikelijke afrondingsprincipes.
De aanpassing werd besproken en positief geadviseerd door de SeniorenAdviesRaad dd. 31 maart 2022.
De aanpassing werd ook voorgelegd aan het BCSD van 26 april 2022 ter bespreking. Zie verslag in bijlage.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
Goedkeuring reglement Thuiszorgdiensten - Sociaal Huis en Retributiereglement Thuiszorgdiensten - Sociaal Huis, OCMW-raad dd. 14 december 2017
Goedkeuring bestek aankoop maaltijden in functie van maaltijdbedeling dd. 8 juni 2021
Art. 1: Het reglement Thuiszorgdiensten - Sociaal Huis en Retributiereglement Thuiszorgdiensten - Sociaal Huis dd. 14 december 2017 te vervangen door de tekst in bijlage, waarbij de nieuwe tarieven voor de maaltijdbedeling voor het sociaal tarief, het voorkeurstarief en het standaardtarief ingaan vanaf 1 juli 2022.
Art.2: principieel akkoord te gaan met de voorgestelde tarieven die zullen gelden voor de gemeentelijke en OCMW-medewerkers en dientengevolge in een eerstvolgende aanpassing van het arbeidsreglement een bijlage toe te voegen rond de modaliteiten/procedure voor het afnemen van warme maaltijden door gemeentelijke en OCMW-personeelsleden.
Art. 3: Het reglement bekend te maken overeenkomstig de wettelijke bepalingen.
Conform het huishoudelijk reglement wordt de mogelijkheid geboden om schriftelijk en mondeling vragen te stellen. Mondelinge vragen worden - zo mogelijk - onmiddellijk beantwoord of uiterlijk schriftelijk tegen de eerstvolgende zitting. Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord. De vragen en de eventuele antwoorden net als de mededelingen worden opgenomen in het zittingsverslag.
De voorzitter sluit de zitting op 10/05/2022 om 20:10.
Aansluitend op de openbare vergadering kan ook een gesloten gedeelte volgen. Deze is helaas niet toegankelijk voor het publiek.
Namens OCMW-raad,
Sonja Nuyttens
Algemeen directeur
Koen Tack
Voorzitter