Besluit

art.1: het proefreglement voor de verhuur van de refter VBS Vichte - Beukenhofstraat 38 op te heffen. 

art.2: Een definitief reglement voor de verhuur van de refter VBS Vichte -Beukenhofstraat 38 goed te keuren met onmiddellijke ingang en het algemeen gemeentelijk retributiereglement hiermee aan te vullen.

Dit reglement is van toepassing voor het gebruik van de refter (met toiletten en speelplaats) van de vrije basisschool gelegen in de Beukenhofstraat 38,  8570 Vichte.

Het gebruik van de refter kan enkel toegestaan worden aan eigen diensten, Anzegemse verenigingen, Anzegemse organisaties.

Anzegemse vereniging:
-  Een vereniging uit Anzegem die aangesloten is bij een Anzegemse adviesraad (jeugd, cultuur, sport, gezins- en welzijn, senioren, milieu) of die van een subsidiëring geniet.
- Een Anzegemse onderwijsinstelling.

Anzegemse organisatie:
-  Een niet-erkende Anzegemse vereniging met een bestuur waarvan minstens 2/3 in Anzegem woont en die reeds werd gescreend voor het gebruik van de reguliere culturele infrastructuur. Daartoe behoren straatcomités, spelletjesclubs, lokale  supportersclub van een plaatselijke sporter, een  politieke partij, ACW (lokale afdelingen), CM (lokale afdelingen)

 

Niet-Anzegemse verenigingen, Anzegemse organisatoren van vakantiekampen of niet-Anzegemse organisaties en particulieren kunnen de refter niet huren.

Alle gebruikers zoals bepaald in dit reglement, vragen het gebruik van de zaal aan via info@scholenvichte.be

De huurtijd wordt gereserveerd en aangerekend per uur. Er kan in geen enkele schoolvakantie gereserveerd worden.

De activiteiten in de refter mogen aangevraagd worden :

- 24 maanden vooraf voor Anzegemse verenigingen en Anzegemse organisaties

- Onbeperkt in tijd vooraf voor eigen diensten

Het huren van de refter geeft naast het gebruik van de refter zelf ook recht op verlichting en verwarming, gebruik van de faciliteiten van de zaal en het gebruik van de toiletten en de speelplaats.
Het huishoudelijk materiaal dat er ter beschikking staat (borden, bestek en bekers ) staat in de refter.

Alle gebruikers ontvangen een bevestiging van hun reservatie, uiterlijk binnen een termijn van 5 werkdagen na de aanvraag. Deze bevestiging is een verbintenis waardoor de annuleringsperiode kan gelden.

Door het plaatsen van een reservatie, verklaart de gebruiker zich akkoord met alle bepalingen uit dit reglement en waarborgt hij/zij ook de correcte naleving ervan.

Onduidelijke of onvolledige aanvragen zullen niet weerhouden worden. De gebruiker wordt hiervan in kennis gesteld.

Elke reservatie dient uiterlijk 10 werkdagen op voorhand te gebeuren. Bij iedere laattijdige reservatie wordt er een meerkost aangerekend van 50%.

De school behoudt zich het recht voor om, met het oog op een evenwichtige bezetting van de zaal, bepaalde reservaties in overleg aan te passen.

Een optie nemen is niet mogelijk.  

Een annulatie kan gebeuren door te mailen naar info@scholenvichte.be.

Dit wil zeggen:
- minstens 10 dagen voor een  bestuursvergadering, ledenvergadering,  repetitie of repetitie toneel
- minstens 3 maanden voor een  activiteit voor een ruim publiek

Indien de reservatie wordt geannuleerd maar men laat na dit binnen de vastgelegde termijn de doen, betaalt de gebruiker een verbrekingsvergoeding (50% van de voorziene huurprijs).

Indien de gebruiker niet annuleert en de activiteit vindt niet plaats, dan betaalt de gebruiker de volledige voorziene huurprijs.

Indien de activiteit door overmacht niet kan plaats vinden, zullen er geen annuleringskosten aangerekend worden.

Indien er discussie is over de kwalificatie ‘overmacht’, zal dit beslecht worden door het College van Burgemeester en Schepenen na advies van de directie van de school.

De gebruiksduur omvat het klaarzetten voor de activiteit, de eigenlijke activiteit en het opruimen na de activiteit. Onmiddellijk na de activiteit, moeten alle voorwerpen, die niet behoren tot het patrimonium van de ruimte, verwijderd worden en moet de zaal gepoetst worden. Elke uitstel dienaangaande wordt belast met een extra huursom.

Het gebruik van een ruimte als tijdelijke stapelplaats ter voorbereiding van een activiteit kan enkel na voorafgaande afspraak met de directie en op voorwaarde dat de andere geplande activiteiten in de accommodatie het toelaten. Elk misbruik dienaangaande wordt belast met een extra huursom.

De gebruiker mag de infrastructuur slechts gebruiken tijdens de uren die werden gereserveerd. Elke aanwezigheid buiten de gereserveerde gebruiksduur is verboden. Indien er toch inbreuken hierop worden vastgesteld wordt  de huurprijs  per extra uur aanwezigheid aangerekend.

Na de activiteit ontvangt de gebruiker een factuur, betaalbaar op 30 dagen.

 

De huurtarieven voor het gebruik van de refter volgen het tarief voor de verhuur van de bar/’t Prutske in de Stringe maar dan enkel voor de toegestane activiteiten en categorieën van gebruikers in dit reglement.

Voor volgende activiteiten hoeft geen huurgeld betaald te worden:

• Activiteiten uitsluitend ingericht door de gemeentelijke adviesraden
• Activiteiten ingericht door het Rode Kruis
• Activiteiten ingericht door de gemeentelijke diensten zelf
• Activiteiten ingericht door OCMW Anzegem
• Vormsel - eerste communie:
  • Activiteiten ingericht voor de organisatie van de eerste communie / vormsel
  • Voorbereidende catechese
  • Activiteiten waar er enkel vormelingen of communicanten op aanwezig zijn.
  • Infoavond rond het vormsel of eerste communie voor ouders
  • collectieve afsluitende receptie na de eerste communie/vormsel/lentefeest
  • Verenigingen die een jubileum vieren van 25-50-75-100-125-… jaar voor hun hoofdactiviteit.
  • Activiteiten uitsluitend ingericht door de onderwijsinstellingen van Anzegem en die doorgaan tijdens de normale schooluren.
  • Organisatie van het feest van de Vlaamse Gemeenschap door het plaatselijk 11 juli comité
  • Bestuursvergaderingen van lokale politieke partijen met een maximum van 1 gratis bestuursvergadering /maand

 

- Er wordt van uitgegaan dat het lokaal en het ter beschikking gestelde materiaal in goede staat

verkeert bij aanvang van de activiteit. In geval van schade of verlies van huishoudelijk materiaal

en/of beschadiging aan de infrastructuur dient de gebruiker de directie op de hoogte te brengen.

 

- Buitengewone schoonmaak en/of herstel van beschadigingen en/of diefstal en extra onkosten

wegens nalatigheid inzake het naleven van het reglement worden aan de huurder aangerekend tegen reële kostprijs.

 

Elke huurder verbindt er zich toe te zullen voldoen aan de geldende politiereglementen en wettelijke veiligheidsvoorschriften evenals aan de voorschriften inzake billijke vergoeding, Sabam en accijnzen.

 

Elke huurder is ertoe gehouden het geluidsniveau zodanig te beperken dat de wettelijk geldende geluidsnormen worden gerespecteerd. De organisator stelt zich, door het aangaan van deze verbintenis, hiervoor zowel burgerlijk als strafrechtelijk aansprakelijk.

Bij overtreding van de geluidsnormen, vastgelegd in een proces-verbaal, zal – ongeacht verdere juridische stappen –  de organiserende vereniging het gebruik van de zaal ontzegd worden voor gelijkaardige activiteiten gedurende een termijn van drie jaar.
In elk geval moet de nachtrust van de omliggende bewoners gerespecteerd worden. Klachten inzake nachtlawaai dienen vermeden te worden. In voorkomend geval moeten de richtlijnen van de politiediensten strikt worden opgevolgd, zij kunnen ter plaatse wijzigingen aanbrengen en desnoods de activiteit stop zetten.

De gebruiker is burgerlijk verantwoordelijk voor ongevallen en schade ten gevolge van het gebruik

van de zaal en bijhorend materiaal en dit zowel tegenover derden als tegenover de gemeente.

De gemeentelijke brandpolis voorziet in een afstand van verhaal tvv de huurders/gebruikers ( commerciële sector uitgesloten). Eigen inhoud van de huurder is hier niet inbegrepen.

De huurder mag geen groter aantal personen toelaten dan om veiligheidsredenen is toegestaan.

 

Capaciteit: 45 personen waarvan 45 personen een zitplaats hebben.

De huurder zal erover waken dat het rookverbod nageleefd wordt, overal waar het van kracht is.

De huurder staat in voor het gaaf houden van de gehuurde zaal/ruimte en uitrusting en is ten

aanzien van de gemeente verantwoordelijk voor schade eraan toegebracht door de deelnemers aan de activiteit.

 

Het is verboden de deuren van de nooduitgangen te sluiten. Deze moeten ten allen tijde open en gevrijwaard blijven.

Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor schade en diefstal van achtergelaten materiaal.

 

Volgende activiteiten mogen plaatsvinden in de refter:

-          Bestuursvergadering

-          Ledenvergadering

-          Activiteit inherent aan de werking (bv.: lezing)

-          Repetitie toneel, fanfare,…

 

Volgende activiteiten mogen niet plaatsvinden in de refter:

-          Activiteit niet-inherent aan de werking (bv.: eetfestijn)

-          Activiteiten of feesten van een privé-persoon

-          Activiteiten ingericht door een private organisatie

-          Activiteiten ingericht door een bedrijf

-          Activiteiten met een commercieel karakter

-          Activiteiten met een privaat karakter
vb. een jeugdvereniging die een receptie geeft voor hun afgestudeerde leidingleden en hun familie

-          Activiteiten ingericht op 31 december en 1 januari

-          Activiteiten ingericht op 24 december en 25 december

-          Activiteiten ingericht tijdens schoolvakanties

-          Activiteiten in strijd met de wetgeving (wet op openbare zedenschennis, racisme)

-          Fuiven

Gebruik van de infrastructuur voor andere doeleinden dan waarvoor aangegeven, leidt afhankelijk van de aard van de overtreding, ofwel tot het verbreken van  de verbintenis  ofwel tot het aanpassen van de huurprijs.

Indien de zaalverantwoordelijke achteraf vaststelt dat de zaal/ruimte toch gebruikt werd voor

vermelde doeleinden zal er van de huurder een vergoeding worden geëist van 250 euro en zal elk

verder gebruik in de toekomst ontzegd worden.

 

Onderverhuring is nooit toegelaten en kan aanleiding geven tot vernietiging van de verbintenis.

De refter is uitgerust met tafels en stoelen. De tafels en stoelen moeten na de activiteit terug geplaatst worden volgens de aanwijzingen van de directie. Het huishoudmateriaal dat mag gebruikt worden, bevindt zich in de refter.

Vuilniszakken, lege verpakkingen, glasafval… moeten onmiddellijk worden verwijderd na afloop van de activiteit. Alle gebruikers dienen zelf zakken te voorzien. Er mag niets achtergelaten worden, noch binnen, noch buiten. De ruimtes en sanitair moeten na afloop van iedere activiteit gepoetst worden. (met water en product) Er is hiervoor poetsgerief aanwezig.
Borden, bestek en glazen worden door de huurder afgewassen, afgedroogd en op hun juiste plaats teruggezet. Handdoeken en afruimdoeken zijn door de gebruiker zelf mee te brengen. Stoelen en tafels worden teruggeplaatst in de refter zoals op het plan aangegeven.

De gebruiker neemt steeds  ruim vooraf contact op met de directie van de school voor afspraken omtrent de sleutelafhaling.

Het  aangaan van een huurverbintenis  houdt het aanvaarden van het huishoudelijk en het huurprijzenreglement in.

• Wat bij niet betalen factuur?

Indien de betalingstermijn overschreden wordt van de laatst opgemaakte factuur, wordt er een uittreksel, met alle openstaande bedragen naar de huurder opgestuurd. Indien hier weer geen gevolg wordt aan gegeven, volgt een laatste aanmaning per aangetekende post. Bij niet betaling, tegen de vermelde datum op de laatste aanmaning, is het schepencollege bevoegd het verder huren van het lokaal te ontzeggen totdat alle voorafgaande facturen voldaan worden.

• Wat bij geschillen?

Geschillen of betwistingen over het aangerekende bedrag dienen binnen de 30 dagen na factuurdatum aan het schepencollege schriftelijk gemeld te worden. Er wordt eerst advies ingewonnen bij de directie van de school. Daarna kan het Schepencollege hierin een beslissing nemen. Indien het schepencollege niet wenst in te gaan op het ingediende bezwaar, gelden dezelfde voorwaarden die bij het niet betalen van een factuur van kracht zijn.

Voor de berekening van de huurprijzen worden de gebruikers ingedeeld in 2 categorieën:

Anzegemse vereniging:
-  Een vereniging uit Anzegem die aangesloten is bij een Anzegemse adviesraad (jeugd, cultuur, sport, gezins- en welzijn, senioren, milieu) of die van een subsidiëring geniet.
- Een Anzegemse onderwijsinstelling.

Anzegemse organisatie:
-  Een niet-erkende Anzegemse vereniging met een bestuur waarvan minstens 2/3 in Anzegem woont en die reeds werd gescreend voor het gebruik van de reguliere culturele infrastructuur. Daartoe behoren straatcomités, spelletjesclubs, lokale  supportersclub van een plaatselijke sporter, een  politieke partij, ACW (lokale afdelingen), CM (lokale afdelingen)

Eigen diensten huren steeds gratis.

Voor de berekening van de huurprijzen worden de activiteiten onderverdeeld:

Bestuursvergadering	Bestuurssamenkomst met als bedoeling de werking of een bepaalde activiteit voor te bereiden of te evalueren.
Ledenvergadering	Activiteit passend in de werking van de vereniging en die enkel toegankelijk is voor de eigen leden. Voorbeelden: een voldoeningsavond van een amateur-gezelschap na een theaterseizoen, een kookles van een vereniging.
Activiteit inherent aan de werking	Activiteit met of zonder drankverkoop, waarbij al dan niet inkomgeld wordt gevraagd, maar waarbij het inhoudelijke aspect primeert of die volledig kadert in de kerndoelstellingen van de vereniging. Voorbeelden: tentoonstelling, boekenbeurs, kunsten met inbegrip van toneel en film, muziekopvoeringen van koren,…, cabaret en kleinkunst, een kaartnamiddag van een seniorenvereniging, een hobbynamiddag van ziekenzorg, een wandeling van een wandelclub.
Repetitie/repetitie toneel	Samenkomsten met als bedoeling een podiumactiviteit voor te bereiden

 

De verbrekingsvergoeding bedraagt 50% van de voorziene huurprijs.

De huurder betaalt de huurprijs die in voege is op het moment van ingebruikname van de infrastructuur. De huurprijs wordt per uur berekend behalve indien uitdrukkelijk anders vermeld.

De prijs die vermeld wordt is de prijs per begonnen uur en is niet deelbaar. Er kan gehuurd worden voor minimum 1 uur, bijkomend per 60 minuten.
Een gebruiksperiode start steeds op het uur of op het halfuur.
Tussen 22u – 8u wordt er geen huurprijs aangerekend.