Besluit Gemeenteraad

di 13/07/2021 - 19:00

Algemeen gemeentelijk retributiereglement (opzoekingen in de registers voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden): goedkeuring aanpassingen.

Aanwezig: Koen Tack, Voorzitter
Gino Devogelaere, Burgemeester
Johan Delrue, Yannick Ducatteeuw, Christophe Vandererven, Davy Demets, Schepenen
Prudent Lanneau, Willy Demeulemeester, Eddy Recour, Stephan Titeca, Pauline Van Marcke, Louis Degroote, Rino Himpe, Davy Dewaele, Sofie Demurie, Nicolas Duquesnoy, Debbie Vandenberghe, Jolanta Steverlynck-Kokoszko, Raadsleden
Sonja Nuyttens, Algemeen directeur

Verontschuldigd: Anja Desmet, Schepenen
Jeremie Vaneeckhout, Amandine Eeckhaut, Tine Temmerman, Raadsleden

Afwezig: Petra Devos, Raadslid

Feitelijke en juridische overwegingen

Dit besluit is gebaseerd op de volgende motieven:

Voor het verrichten van dergelijke opzoekingen met het oog op het samenstellen van een stamboom of het opsporen van mogelijke erfgenamen van overledenen wordt vaak de medewerking van de dienst Burgerzaken gevraagd.
Stamboomonderzoek is echter een hobbyactiviteit die niet behoort tot het takenpakket van de gemeente maar die wel een zeer tijdrovende activiteit inhoudt voor de medewerkers van de dienst.
De eigenlijke onderzoekers zijn vaak ook geen inwoners van de gemeente en het verband ligt alleen in het gegeven dat de gemeente in het bezit is van deze registers.
Opzoekingen in de registers voor genealogisch, historische of andere wetenschappelijke doeleinden gebeuren niet door de dienst Burgerzaken, maar door de derden zelf die onderzoek wensen uit te voeren.
Voor specifieke taken die omwille van het openbaarheidsregime of privacyredenen niet kunnen geschieden door de onderzoeker zelf, gebeurt het opzoekingswerk alleen door de dienst Burgerzaken tegen een door de gemeenteraad vastgestelde retributie.

Dit besluit sluit aan bij de volgende regelgeving:

Het koninklijk besluit van 17 maart 2021 dat de openbaarheidstermijnen van de akten en registers van de burgerlijke stand vastlegt en ook de wijze waarop deze geraadpleegd worden.
De wet van 27 januari 2014 die wetgeving wijzigt zodat de bevolkingsregisters kunnen geraadpleegd worden, hetzij onder specifieke voorwaarden en mits de expliciete toestemming van de betrokkene of diens familie voor bevolkingsregisters die minder dan 120 jaar geleden werden afgesloten.
De omzendbrief van 27 januari 2014 die een aantal specifieke bepalingen vermeldt vooraleer informatie uit de bevolkingsregisters worden ter beschikking gesteld.

Overwegende dat er ook wordt opgemerkt dat uittreksels en getuigschriften kunnen worden afgeleverd tegen kostprijs, rekening houdende met o.a. de personeelskost voor het opzoekingswerk.

Financiële reflex

De ontvangsten worden geboekt op JBR 2021/GBB_AANK/0119-90/7000030/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN.

Regelgeving

Dit besluit is gebaseerd op:

de Grondwet, artikel 173;
de wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing, hoofdstuk 1, artikel 4;
het decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 3, artikel 286 en 287
het Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuik 3;
het koninklijk besluit van 5 januari 2014 tot wijziging van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister;
het koninklijk besluit van 17 maart 2021 over de genealogische opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand en tot verlening van de toegang tot de DABS aan het Algemeen Rijksarchief in de Provinciën;
het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 28 april 2021 betreffende het regelgevend kader voor opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand;
de omzendbrief van 27 januari 2014 over het verstrekken van informatie uit de bevolkingsregisters voor genealogische, historische of wettelijke doeleinden;
de omzendbrief KB ABB 2019/2 van 15 februari 2019 over de gemeentefiscaliteit.

Vorige beslissingen

Het besluit van de gemeenteraad van 21 oktober 2014 houdende vaststellen van een retributiereglement voor opzoekingen in de registers voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden.

Publieke stemming

Aanwezig: Koen Tack, Gino Devogelaere, Johan Delrue, Yannick Ducatteeuw, Christophe Vandererven, Davy Demets, Prudent Lanneau, Willy Demeulemeester, Eddy Recour, Stephan Titeca, Pauline Van Marcke, Louis Degroote, Rino Himpe, Davy Dewaele, Sofie Demurie, Nicolas Duquesnoy, Debbie Vandenberghe, Jolanta Steverlynck-Kokoszko, Sonja Nuyttens

Voorstanders: Koen Tack, Gino Devogelaere, Johan Delrue, Yannick Ducatteeuw, Christophe Vandererven, Davy Demets, Prudent Lanneau, Willy Demeulemeester, Eddy Recour, Stephan Titeca, Pauline Van Marcke, Louis Degroote, Rino Himpe, Davy Dewaele, Sofie Demurie, Nicolas Duquesnoy, Debbie Vandenberghe, Jolanta Steverlynck-Kokoszko

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Besluit

Art. 1:Het algemeen gemeentelijk retributiereglement wordt aangepast als volgt (rubriek 1 Administratie - OPZOEKINGEN IN DE REGISTERS VOOR GENEALOGISCH, HISTORISCH OF ANDERE WETENSCHAPPELIJKE DOELEINDEN)

De volledige tekst onder rubriek 1 Administratie - opzoekingen in de registers voor genealogisch, historisch of andere wetenschappelijke doeleinden, wordt vervangen door volgende tekst: (de voornaamste aanpassingen zijn in geel gemarkeerd)

De retributie voor opzoekingen, op schriftelijk verzoek van private personen door de dienst burgerzaken, van gegevens uit de registers voor stamboom- of historisch onderzoek wordt vastgelegd op 30 euro per uur, met een minimum van één uur en elk begonnen uur wordt als volledig uur aangerekend.

Opzoekingen die schriftelijk worden aangevraagd aan de dienst Burgerzaken, maar die niet tot een resultaat leiden, geven niettemin aanleiding tot het betalen van de forfaitaire vergoeding van 30 euro. Dit wordt in geen geval terugbetaald.

Opzoekingen door de dienst Burgerzaken gebeuren alleen mits opgave van een duidelijke datum, identificatie of aanknopingspunten.

De behandelingstermijn voor een opzoeking door de dienst Burgerzaken bedraagt 1 maand. In het geval dat de gemeente een aanvraag tot toelating van de onderzoeker doorstuurt aan de betrokkene of het bevoegde familielid, loopt de behandelingstermijn pas wanneer er een effectieve toelating wordt ontvangen van de betrokkene of diens bevoegd familielid. Zonder toelating wordt niks opgezocht. De retributie voor het doorsturen van dergelijke toelatingen wordt vastgelegd op 2 euro per brief.

De retributie voor opzoekingen op schriftelijk verzoek van notarissen, advocaten en genealogische diensten door de dienst Burgerzaken van gegevens uit de registers wordt vastgesteld op 50 euro per dossier.

Er wordt vrijstelling tot betaling verleend voor informatie die het gemeentebestuur kosteloos levert aan een administratieve of gerechtelijke overheid, of openbare instelling en dit ter uitvoering van een wet, een decreet of ordonnantie.

De retributie is verschuldigd door de natuurlijke of rechtspersonen die om de dienst verzoeken. Werd de aanvraag gedaan door twee of meer belanghebbenden, dan zijn deze solidair en ondeelbaar tot betaling gehouden.

Aanvragers worden bij hun verzoek op de hoogte gesteld van het retributiereglement opdat zij kunnen kiezen om zelf de opzoekingen online te doen, ofwel deze te laten doen tegen het gestelde tarief.

Art. 2: Deze beslissing wordt bekend gemaakt op de gemeentelijke website en de toezichthoudende overheid wordt ervan op de hoogte gebracht overeenkomstig de artikelen 286, 287 en 330 van het decreet Lokaal Bestuur.