De raad keurde op 8 februari 2022 het reglement voor verhuur refter gemeenteschool aan de Pastoor Verrieststraat goed. Dit reglement werd aangepast op 13 juni ll. Bedoeling was de refter nog wel te verhuren maar in beperkte mate en voor beperkt publiek, wat beter te combineren is met de schoolwerking en bko.
Voornaamste wijziging: Op aangeven van de directie werd op 13 juni de mogelijkheid voorzien dat het buurtcomité voortaan zij 2x/jaar tijdens het weekend in de refter terecht kan, maar dan enkel tijdens de schoolvakanties en dit tegen het normale tarief dat zij anders voor eenzelfde activiteit in de week zouden betalen. Inmiddels is gebleken dat het comité zijn werking (een nieuwjaarsreceptie en een zomerdrink) niet steeds binnen de schoolvakantie kan plannen. Na overleg met de directie van de school en gelet op de zeer beperkte frequentie van deze evenementen blijkt dat dergelijk event ook buiten de schoolvakanties moet kunnen worden georganiseerd.
Op basis van dit voorstel dient het gebruiksreglement in die zin aangepast; Het huurprijzenreglement kan integraal behouden blijven gezien het voor deze uitzonderlijke reservatie naar analogie zal worden toegepast.
Decreet lokaal bestuur
Raadsbeslissing van 8 februari 2022 inzake definitieve goedkeuring reglement verhuur refter gemeenteschool - vestiging Pastoor Verrieststraat 12
Art. 1: de aanpassing van het reglement voor het verhuur van de refter gemeenteschool - vestiging Pastoor Verrieststraat 12, met onmiddelijke ingang als volgt goed te keuren: (aanpassing in geel gemarkeerd).
Gebruikersreglement refter gemeentelijke school
P. verrieststraat 12 - Ingooigem
ALGEMEEN
Dit reglement is van toepassing voor het gebruik van de refter (met toiletten en speelplaats) van de gemeentelijke school gelegen in de Pastoor Verrieststraat 12, 8570 Ingooigem.
gebruikers
Het gebruik van de refter kan enkel toegestaan worden aan eigen diensten, Anzegemse verenigingen, Anzegemse organisaties en aan de Anzegemse organisatoren van vakantiekampen (ongeacht hun hoedanigheid als aanvrager).
Anzegemse vereniging:
- Een vereniging uit Anzegem die aangesloten is bij een Anzegemse adviesraad (jeugd, cultuur, sport, gezins- en welzijn, senioren, milieu) of die van een subsidiëring geniet.
- Een Anzegemse onderwijsinstelling.
Anzegemse organisatie:
- Een niet-erkende Anzegemse vereniging met een bestuur waarvan minstens 2/3 in Anzegem woont en die reeds werd gescreend voor het gebruik van de reguliere culturele infrastructuur. Daartoe behoren straatcomités, spelletjesclubs, lokale supportersclub van een plaatselijke sporter, een politieke partij, ACW (lokale afdelingen), CM (lokale afdelingen)
Anzegemse organisatoren van vakantiekampen: dwz. de organisator is in Anzegem gedomicilieerd of de organisatie heeft er haar maatschappelijke zetel.
Niet-Anzegemse verenigingen of niet-Anzegemse organisaties en particulieren (met uitzondering voor Anzegemse organisatoren van vakantiekampen) kunnen de refter niet huren.
huur van een zaal
Alle gebruikers zoals bepaald in dit reglement, vragen het gebruik van de zaal aan via https://www.anzegem.be/formulieren/reservatieformulier-voor-refter-gemeenteschool-ingooigem.
De huurtijd wordt gereserveerd en aangerekend per uur. Er kan niet op zaterdag en zondag gereserveerd worden met uitzondering op zondagnamiddag voor Chiro Wyvegem (wekelijkse werking) en het buurtcomité van de Pastoor Verrieststraat voor de organisatie van hun buurtfeest in het weekend, max. 2x/jaar, enkel tijdens de schoolvakanties . De organisatoren van vakantiekampen reserveren per weekdag.
De activiteiten in de refter mogen aangevraagd worden :
- 24 maanden vooraf voor Anzegemse verenigingen, Anzegemse organisaties en Anzegemse organisatoren van vakantiekampen
- Onbeperkt in tijd vooraf voor eigen diensten
Het huren van de refter geeft naast het gebruik van de refter zelf ook recht op verlichting en verwarming, gebruik van de faciliteiten van de zaal en het gebruik van de toiletten en de speelplaats. Het materiaal dat mag gebruikt worden, bevindt zich in de kasten in de bergruimte. Sportinfrastructuur mag enkel gebruikt worden bij de organisatie van vakantiekampen.
Alle gebruikers ontvangen een bevestiging van hun reservatie, uiterlijk binnen een termijn van 5 werkdagen na de aanvraag. Deze bevestiging is een verbintenis waardoor de annuleringsperiode kan gelden.
Door het plaatsen van een reservatie, verklaart de gebruiker zich akkoord met alle bepalingen uit dit reglement en waarborgt hij/zij ook de correcte naleving ervan.
Onduidelijke of onvolledige aanvragen zullen niet weerhouden worden. De gebruiker wordt hiervan in kennis gesteld.
Elke reservatie dient uiterlijk 10 werkdagen op voorhand te gebeuren. Bij iedere laattijdige reservatie wordt er een meerkost aangerekend van 50%.
De school behoudt zich het recht voor om, met het oog op een evenwichtige bezetting van de zaal, bepaalde reservaties in overleg aan te passen.
optie nemen
Een optie nemen is niet mogelijk.
Annulatie
Een annulatie kan gebeuren door te mailen naar veerle.veys@scholeningooigem.be. minstens 10 kalenderdagen vóór de aanvang van de aangevraagde activiteit.
Dit wil zeggen:
- minstens 10 dagen voor een bestuursvergadering, ledenvergadering, repetitie of repetitie toneel
- minstens 3 maanden voor een activiteit voor een ruim publiek of een vakantiekamp
Indien de reservatie wordt geannuleerd maar men laat na dit binnen de vastgelegde termijn de doen, betaalt de gebruiker een verbrekingsvergoeding (50% van de voorziene huurprijs).
Indien de gebruiker niet annuleert en de activiteit vindt niet plaats, dan betaalt de gebruiker de volledige voorziene huurprijs.
Indien de activiteit door overmacht niet kan plaats vinden, zal de zaalverantwoordelijke de annuleringskosten niet aanrekenen.
Indien er discussie is over de kwalificatie ‘overmacht’, zal dit beslecht worden door het College van Burgemeester en Schepenen na advies van de directie van de school.
gebruiksduur
De gebruiksduur omvat het klaarzetten voor de activiteit, de eigenlijke activiteit en het opruimen na de activiteit. Onmiddellijk na de activiteit, moeten alle voorwerpen, die niet behoren tot het patrimonium van de ruimte, verwijderd worden en moet de zaal gepoetst worden. Elke uitstel dienaangaande wordt belast met een extra huursom.
Het gebruik van een ruimte als tijdelijke stapelplaats ter voorbereiding van een activiteit kan enkel na voorafgaande afspraak met de verantwoordelijke en op voorwaarde dat de andere geplande activiteiten in de accommodatie het toelaten. Elk misbruik dienaangaande wordt belast met een extra huursom.
De gebruiker mag de infrastructuur slechts gebruiken tijdens de uren die werden gereserveerd. Elke aanwezigheid buiten de gereserveerde gebruiksduur is verboden. Indien er toch inbreuken hierop worden vastgesteld wordt de huurprijs per extra uur aanwezigheid aangerekend.
facturatie
Na de activiteit ontvangt de gebruiker een factuur, betaalbaar op 30 dagen.
De huurtarieven voor het gebruik van de refter zijn vastgesteld in het tariefreglement.
Voor volgende activiteiten hoeft geen huurgeld betaald te worden:
schade
- Er wordt van uitgegaan dat het lokaal en het ter beschikking gestelde materiaal in goede staat
verkeert bij aanvang van de activiteit. In geval van schade of verlies van huishoudelijk materiaal
en/of beschadiging aan de infrastructuur dient de gebruiker de directie op de hoogte te brengen.
- Buitengewone schoonmaak en/of herstel van beschadigingen en/of diefstal en extra onkosten
wegens nalatigheid inzake het naleven van het reglement worden aan de huurder aangerekend tegen reële kostprijs.
voorschriften en reglementen
Elke huurder verbindt er zich toe te zullen voldoen aan de geldende politiereglementen en wettelijke veiligheidsvoorschriften evenals aan de voorschriften inzake billijke vergoeding, Sabam en accijnzen.
geluidsnormen
Elke huurder is ertoe gehouden het geluidsniveau zodanig te beperken dat de wettelijk geldende geluidsnormen worden gerespecteerd. De organisator stelt zich, door het aangaan van deze verbintenis, hiervoor zowel burgerlijk als strafrechtelijk aansprakelijk.
Bij overtreding van de geluidsnormen, vastgelegd in een proces-verbaal, zal – ongeacht verdere juridische stappen – de organiserende vereniging het gebruik van de zaal ontzegd worden voor gelijkaardige activiteiten gedurende een termijn van drie jaar.
In elk geval moet de nachtrust van de omliggende bewoners gerespecteerd worden. Klachten inzake nachtlawaai dienen vermeden te worden. In voorkomend geval moeten de richtlijnen van de politiediensten strikt worden opgevolgd, zij kunnen ter plaatse wijzigingen aanbrengen en desnoods de activiteit stop zetten.
verantwoordelijkheid
De gebruiker is burgerlijk verantwoordelijk voor ongevallen en schade ten gevolge van het gebruik
van de zaal en bijhorend materiaal en dit zowel tegenover derden als tegenover de gemeente.
De gemeentelijke brandpolis voorziet in een afstand van verhaal tvv de huurders/gebruikers ( commerciële sector uitgesloten). Eigen inhoud van de huurder is hier niet inbegrepen.
De huurder mag geen groter aantal personen toelaten dan om veiligheidsredenen is toegestaan.
Capaciteit: 160 personen waarvan 50 personen een zitplaats hebben.
De huurder zal erover waken dat het rookverbod nageleefd wordt, overal waar het van kracht is.
De huurder staat in voor het gaaf houden van de gehuurde zaal/ruimte en uitrusting en is ten
aanzien van de gemeente verantwoordelijk voor schade eraan toegebracht door de deelnemers aan de activiteit.
Het is verboden de deuren van de nooduitgangen te sluiten. Deze moeten ten allen tijde open en gevrijwaard blijven.
Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor schade en diefstal van achtergelaten materiaal.
activiteiten
Volgende activiteiten mogen plaatsvinden in de refter:
- Bestuursvergadering
- Ledenvergadering
- Activiteit inherent aan de werking (bv.: lezing)
- Repetitie toneel, fanfare,…
- Vakantiekampen: waarbij het doel pedagogisch of kindgericht is en bijdraagt aan de ontwikkeling van het kind, met een diversiteit qua aanbod (soort kamp, leeftijd,…)
(Er wordt een uitzondering toegestaan wanneer er maar één reservatieaanvraag binnengekomen is: dan mag de organisator van vakantiekampen van het voorafgaande jaar toch de refter huren.)
Volgende activiteiten mogen niet plaatsvinden in de refter:
- Activiteit niet-inherent aan de werking (bv.: eetfestijn)
- Activiteiten of feesten van een privé-persoon
- Activiteiten ingericht door een private organisatie
- Activiteiten ingericht door een bedrijf
- Activiteiten met een commercieel karakter
- Activiteiten met een privaat karakter
vb. een jeugdvereniging die een receptie geeft voor hun afgestudeerde leidingleden en hun familie
- Activiteiten ingericht op 31 december en 1 januari
- Activiteiten ingericht op 24 december en 25 december
- Activiteiten ingericht op zaterdag en zondag (met uitzondering van Chiro Wyvegem op zondag en het buurtcomité van de Pastoor Verrieststraat voor de organisatie van hun buurtfeest in het weekend, max. 2x/jaar , enkel tijdens de schoolvakanties)
- Activiteiten in strijd met de wetgeving (wet op openbare zedenschennis, racisme)
- Fuiven
Gebruik van de infrastructuur voor andere doeleinden dan waarvoor aangegeven, leidt afhankelijk van de aard van de overtreding, ofwel tot het verbreken van de verbintenis ofwel tot het aanpassen van de huurprijs.
Indien de zaalverantwoordelijke achteraf vaststelt dat de zaal/ruimte toch gebruikt werd voor
vermelde doeleinden zal er van de huurder een vergoeding worden geëist van 250 euro en zal elk
verder gebruik in de toekomst ontzegd worden.
Onderverhuring is nooit toegelaten en kan aanleiding geven tot vernietiging van de verbintenis.
gebruik van de materialen
De refter is uitgerust met tafels en stoelen. De tafels en stoelen moeten na de activiteit terug geplaatst worden volgens de aanwijzingen van de directie. Het huishoudmateriaal dat mag gebruikt worden, bevindt zich in de kasten in de bergruimte. Sportinfrastructuur mag enkel gebruikt worden bij de organisatie van vakantiekampen.
Opkuis
Vuilniszakken, lege verpakkingen, glasafval… moeten onmiddellijk worden verwijderd na afloop van de activiteit. Alle gebruikers dienen zelf zakken te voorzien. Er mag niets achtergelaten worden, noch binnen, noch buiten. De ruimtes en sanitair moeten na afloop van iedere activiteit gepoetst worden. (met water en product) Er is hiervoor poetsgerief aanwezig.
Borden, bestek en glazen worden door de huurder afgewassen, afgedroogd en op hun juiste plaats teruggezet. Handdoeken en afruimdoeken zijn door de gebruiker zelf mee te brengen. Stoelen en tafels worden teruggeplaatst in de refter zoals op het plan aangegeven.
toegang
De gebruiker neemt steeds ruim vooraf contact op met de directie van de school voor afspraken omtrent de sleutelafhaling.
consequenties – akkoord gebruiksovereenkomst
Het aangaan van een huurverbintenis houdt het aanvaarden van het huishoudelijk en het huurprijzenreglement in.
Indien de betalingstermijn overschreden wordt van de laatst opgemaakte factuur, wordt er een uittreksel, met alle openstaande bedragen naar de huurder opgestuurd. Indien hier weer geen gevolg wordt aan gegeven, volgt een laatste aanmaning per aangetekende post. Bij niet betaling, tegen de vermelde datum op de laatste aanmaning, is het schepencollege bevoegd het verder huren van het lokaal te ontzeggen totdat alle voorafgaande facturen voldaan worden.
Geschillen of betwistingen over het aangerekende bedrag dienen binnen de 30 dagen na factuurdatum aan het schepencollege schriftelijk gemeld te worden. Er wordt eerst advies ingewonnen bij de directie van de school. Daarna kan het Schepencollege hierin een beslissing nemen. Indien het schepencollege niet wenst in te gaan op het ingediende bezwaar, gelden dezelfde voorwaarden die bij het niet betalen van een factuur van kracht zijn.
Art. 2: het huurprijzenreglement refter gemeenteschool integraal te behouden en voor de toegestane weekenduitzondering aan het buurtcomité P. Verrieststraat naar analogie toe te passen als voor eenzelfde activiteit in de week
Huurprijzen refter gemeenteschool ingooigem
tarieven - categorieen
Voor de berekening van de huurprijzen worden de gebruikers ingedeeld in 3 categorieën:
Anzegemse vereniging:
- Een vereniging uit Anzegem die aangesloten is bij een Anzegemse adviesraad (jeugd, cultuur, sport, gezins- en welzijn, senioren, milieu) of die van een subsidiëring geniet.
- Een Anzegemse onderwijsinstelling.
Anzegemse organisatie:
- Een niet-erkende Anzegemse vereniging met een bestuur waarvan minstens 2/3 in Anzegem woont en die reeds werd gescreend voor het gebruik van de reguliere culturele infrastructuur. Daartoe behoren straatcomités, spelletjesclubs, lokale supportersclub van een plaatselijke sporter, een politieke partij, ACW (lokale afdelingen), CM (lokale afdelingen)
Anzegemse organisatoren van vakantiekampen dwz. de organisator is in Anzegem gedomicilieerd of de organisatie heeft er haar maatschappelijke zetel.
Eigen diensten huren steeds gratis.
tarieven – soorten activiteiten
Voor de berekening van de huurprijzen worden de activiteiten onderverdeeld:
| Bestuursvergadering |
Bestuurssamenkomst met als bedoeling de werking of een bepaalde activiteit voor te bereiden of te evalueren. |
| Ledenvergadering |
Activiteit passend in de werking van de vereniging en die enkel toegankelijk is voor de eigen leden. |
| Activiteit inherent aan de werking |
Activiteit met of zonder drankverkoop, waarbij al dan niet inkomgeld wordt gevraagd, maar waarbij het inhoudelijke aspect primeert of die volledig kadert in de kerndoelstellingen van de vereniging. |
| Repetitie/repetitie toneel |
Samenkomsten met als bedoeling een podiumactiviteit voor te bereiden |
| Vakantiekampen |
Kampen waarbij het doel pedagogisch of kindgericht is en bijdraagt aan de algemene ontwikkeling van het kind met een diversiteit qua aanbod. (leeftijd, soort kamp,…) (Er wordt een uitzondering toegestaan wanneer er maar één reservatieaanvraag binnengekomen is: dan mag de organisator van vakantiekampen van het voorafgaande jaar toch de refter huren.) |
verbrekingsvergoeding
De verbrekingsvergoeding bedraagt 50% van de voorziene huurprijs.
huurprijzen
De huurder betaalt de huurprijs die in voege is op het moment van ingebruikname van de infrastructuur. De huurprijs wordt per uur berekend behalve indien uitdrukkelijk anders vermeld.
De prijs die vermeld wordt is de prijs per begonnen uur en is niet deelbaar. Er kan gehuurd worden voor minimum 1 uur, bijkomend per 60 minuten.
Een gebruiksperiode start steeds op het uur of op het halfuur.
Tussen 22u – 8u wordt er geen huurprijs aangerekend.
Huurprijzen refter gemeenteschool
| Refter |
|||
| activiteiten |
Categorie |
||
|
|
Anzegemse verenigingen |
Anzegemse organisaties (prijs per uur) |
Anzegemse organisatoren vakantiekampen (prijs per dag) |
| bestuursvergadering |
€ 1,50 |
€ 2,25 |
|
| ledenvergadering |
€ 1,50 |
€ 2,25 |
|
| Repetitie |
€ 1,50 |
€ 2,25 |
|
| Repetitie toneel |
€ 1,50 |
€ 2,25 |
|
| Activiteit inherent aan de werking |
€ 1,50 |
€ 2,25 |
|
| Vakantiekamp |
|
|
€ 40 |